Arbetsbeskrivning

Har du 5-9 års tidigare erfarenhet av projektkoordinering och vill vara del av ett företag som arbetar mot ett klimatpositivt Stockholm? För vår kunds räkning söker vi nu en projektadministratör! OM TJÄNSTEN För vår kunds räkning söker vi nu dig som vill arbeta som projektadministratör. I denna varierande roll kommer du att arbeta med projektadministration där du stöttar och avlastar hela projektorganisationen främst projektledare och delprojektledare med administrativa arbetsuppgifter inom PMOs projekt. Arbetsuppgifterna är varierande och för att trivas i tjänsten krävs det att du är flexibel och bra på att anpassa dig efter projektens specifika utformning och behov. Tjänsten är ett bemanningsuppdrag via Academic Work som förväntas pågå långsiktigt förutsatt att alla parter är nöjda med samarbetet. ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifter * Planera samt skapa inköpsrekvistioner. * Löpande fakturahantering. * Avtalshantering och inköp * Uppdatering av kostnadsrapporter * Bokning och planering av konferenser och resor; samt hantering av reseräkningar * Koordinera IT-beställningar * Boka möten och utbildningar; och övrig strukturering tillsammans med projektledare/delprojektledare PMO VI SÖKER DIG SOM * Har 5-9 års tidigare erfarenhet från en liknande roll som har inneburit assistering eller koordinering. * Har 5-9 års erfarenhet av Löpande fakturahantering (ex. Kontering av leverantörsfakturor; uppföljning av fakturor gentemot avtal, tidssedlar, inköpsorders m.m.; inleverans; Kredit) * Har 5-9 års erfarenhet av uppdatering av kostnadsrapporter (Jämföra beställningar mot prognos/budget). * Har 5-9 års erfarenhet av skapa inköpsanmodan för inköp inom projekt * Har 5-9 års erfarenhet av dokumenthantering (mappstruktur; förflyttning av dokumentation; arkivering; efterlevnad utifrån SE rutiner för projektdokumentation) * Har 5-9 års erfarenhet resursanskaffning (lägga beställningar på konsulter; introduktion/avslut av nya konsulter; beställning/avslut av system, datorer m.m.). * Har erfarenhet möteskoordinering (mötesbokning; protokollskrivning m.m.) * Har erfarenhet av kontorsadministration * Har erfarenhet av arbeten med stort fokus på service (ex. arbete med support, assistans eller liknande). * God kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. * B-Körkort Önskade personliga egenskaper: * Du har en mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt. * Du kan hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och är även bra på att prioritera. För att trivas i rollen är du en positiv, service- och kommunikationsinriktad person som trivs i kontakten med många människor runt dig. Vidare beskriver du sig själv som ansvarstagande, mogen, som en problemlösare samt service-minded. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.