Arbetsbeskrivning

OM TJÄNSTEN:

Carotte Staff söker på uppdrag av kund en erfaren, närvarande och professionell receptionist till en välrenommerad verksamhet.

Som en del av teamet kommer du att spela en nyckelroll i att säkerställa en hög servicenivå genom att välkomna besökare, hantera inkommande e-post ochsamtal, samt sköta posthantering och fakturering. Du bistår både besökare och personal med eventuella frågor och ansvarar överlag för att upprätthålla trivseln på arbetsplatsen.

Vi söker dig som är serviceorienterad, har förmåga att arbeta effektivt i ett varierande tempo och har en flexibel inställning till olika uppgifter. Vi tror att du har en öppen och välkomnande attityd, med förmåga att skapa positiva relationer med både besökare och kollegor. Du är även en person som med lätthet ger ett professionellt bemötande och är tillmötesgående.

Som kontorsassistent/receptionist hos vår kund kommer du att ha en central roll i verksamheten. Du ansvarar för att receptionen alltid är bemannad under kontorstid, där du välkomnar besökare och ser till att deras behov tillgodoses. Du ser till att ordningen på kontoret, inklusive konferensrum och kök, upprätthålls. Dina arbetsuppgifter inkluderar även ansvar för inköp av kontorsmaterial och att ha en kontinuerlig dialog med leverantörer för att säkerställa att serviceavtal efterlevs. Vid behov hanterar du även leverantörsbyten.

Som stöd till ledningsgruppen hjälper du till med administrativa uppgifter, såsom att hantera kvitton och utlägg, samt förbereda mötesmaterial och presentationer. Du kommer också att spela en viktig roll i planeringen och koordineringen av interna och externa event, inklusive friskvårdsarrangemang och kundaktiviteter. Dessutom ansvarar du för bokning av resor, möten och konferenser. Slutligen ansvarar du för den operativa hanteringen av leverantörsfakturor och administrationen i systemet Ascendo, där du säkerställer att fakturor hanteras korrekt och att eventuella avvikelser åtgärdas i tid.

Du kommer att samarbeta med härliga, högpresterande kollegor i ett dynamiskt team samt arbeta i en stimulerande miljö som uppmuntrar teamarbete och kreativitet.

Dina arbetstider kommer att vara dagtider, måndag till fredag 7.30-16.30.

DIN PROFIL:

• Erfarenhet av administrativt arbete som kontorsassistent eller liknande roll är ett krav.
• Goda kunskaper i Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint).
• Vana vid att hantera inkommande samtal, e-post och besök.
• Strukturerad och noggrann med förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt.
• Serviceinriktad med en positiv attityd och god kommunikationsförmåga.
• Självgående och proaktiv, med förmåga att ta egna initiativ.
• Erfarenhet av att boka möten, hantera kalendrar och samordna evenemang är meriterande.
• Flytande svenska och god engelska i tal och skrift.

ANSTÄLLNINGSFORM:

Provanställning 6 månader därefter tillsvidareanställning. Du är anställd hos oss på Carotte staff och arbetar 100% hos vår kund.

STARTDATUM:

Omgående

OM CAROTTE:

Carotte Staff är rekryterings- och bemanningsföretaget inom Carotte Group som hjälper våra kunder med allt från nyckelpositioner och andra tjänster på heltid till korta deltidsuppdrag. Vi skräddarsyr uppdragen efter våra kunders behov och drivs av att förstå varje kunds specifika behov på djupet. Carotte Staff är specialiserade på roller inom servicebranschen och besöksnäringen.Välkommen med din ansökan

Vi tar inte emot ansökningar via mejl men om du har några frågor eller funderingar tveka inte på att kontakta ansvarig rekryterare [email protected]. Vi behandlar våra ansökningar löpande och rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt.