Företagsekonomiska institutionen, Stockholm Business School (SBS), är en av de största institutionerna vid Stockholms universitet med cirka 150 anställda och cirka 3 500 studenter per läsår. Vi bedriver framstående forskning och undervisning i en öppen och innovativ miljö. Verksamheten är inriktad mot finansiering, management, marknadsföring och redovisning. På den administrativa sektionen arbetar idag ett 20-tal medarbetare som med hög kvalitet ger stöd till studenter och medarbetare inom ekonomi, personaladministration, studieadministration och studievägledning, kommunikation, arkiv och internservice. Mer information om oss finns på: https://www.su.se/foretagsekonomiska-institutionen. Arbetsuppgifter Som administrativ samordnare på Företagsekonomiska institutionen kommer du att ha en central roll med ett nära samarbete med institutionens lärare, forskare och administrativ personal, såväl vid fysiska möten, som över telefon och e-post. Därtill deltar du aktivt i utvecklingen av sektionsgemensamma rutiner och processer och samarbetar nära med den administrativa chefen och prefekten. Du kommer arbeta i ett flertal av universitetets administrativa system, i vilka du erbjuds internutbildning. De huvudsakliga arbetsuppgifterna inkluderar: - Administration kring institutionsstyrelsens uppdrag i samarbete med institutionens prefekt, vilket inkluderar att samordna möten, förbereda underlag och handlingar, göra utskick och föra protokoll. - Koordinering av inköpsprocessen och stöd i inköpsfrågor vid institutionen, genomföra olika typer av inköp och beställningar, hantera avtal och administration kring upphandling. - Resebokningsansvarig och kontakter med universitetets centrala enheter i resefrågor samt upphandlad resebyrå. - Bistå vid workshops, konferenser och möten, t ex planering, utskick, anmälningar samt lokalbokningar. - Registratur och arkivarbete. - Löpande ekonomi- och personaladministrativa arbetsuppgifter. - Säkerställa att dagliga administrativa aktiviteter sker effektivt och i enlighet med institutionens och universitetets riktlinjer, lagar och förordningar. - Deltar i utvecklingen och implementeringen av nya administrativa rutiner för att förbättra verksamhetens kvalitet och effektivitet. - Övriga administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma. Kvalifikationer Vi söker dig som har en akademisk examen och dokumenterad erfarenhet från liknande arbetsuppgifter, gärna från universitet eller högskola. Arbetet kräver att du har mycket goda kunskaper i att kommunicera på svenska och engelska samt väl utvecklad förmåga att formulera dig i såväl tal som skrift. Därtill ser vi att du har goda kunskaper i Office-paketet (Word, Excel, Power Point). Som person trivs du med många sociala kontaktytor, är professionell i ditt bemötande och har en god samarbetsförmåga. Du är proaktiv, tar initiativ och har ett öga för detaljer. Du är lösningsorienterad och trivs med att ge god service. Det är viktigt att du har god förmåga att självständigt planera och utföra dina arbetsuppgifter, har ett strukturerat arbetssätt och är noggrann samt kan prioritera vid arbetstoppar. Du har också förmågan att hantera flera uppgifter samtidigt utan att kompromissa med kvaliteten. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Om anställningen Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse. Vi erbjuder Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city. Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla. Kontakt Ytterligare information lämnas av administrativ chef Maria Gärdelöv, tfn 08-1207 6270, mailto:[email protected]. Ansökan Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Anvisningar för sökande finns på webbsidan: https://www.su.se/om-universitetet/jobba-på-su/att-söka-en-anställning. Välkommen med din ansökan! Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.