Om tjänsten Vi söker en Administratör på deltid till avdelningen för Reglerteknik på ett av Stockholms Läroverk. I rollen som Administratör är du ansiktet utåt vid mottagande av gäster till avdelningen, du har en planerande och koordinerande roll genom att sköta kontakt mellan inbjudaren, gästen och skolans servicecenter. Detta genom att avlasta fakulteten genom att koordinera den besöksplanering som behövs för att servicecenter kan ta till vida.  Vidare ska du i din roll planera lokal och skrivbordsplatser på avdelningen för både anställda och besökare. Du ska informera och förbereda servicecenter om vad gäst behöver vid besök, vara nyckelperson inom administrativa ansvarsområden samt den personen som besökare/medarbetare först möter på plats. Övrigt förekommande arbetsuppgifter: - Ta hand om nyanställda genom att följa en onboardingchecklista - Informera anställda genom mailutskick -Ordna rum, visa runt den nyanställda avdelningens faciliteter, kontorsplats  - Uppdatera maillistor - Ordna datorer och utrustning till samtlig personal - Behjälplig handledaren/närmaste rekryterande chef, genom kontakt med IT- avdelningen med beställning av dator osv till den nyanställda.  - Upprätthålla och uppdatera avdelningens interna gruppsida samt avdelnings webbsida. - Stödja fakulteten på avdelningen med schemaplanering/schemaremiss. Utöver detta samordnar och bevakar du skötseln av avdelningen genom att framföra felanmälningar till service/infra, koordinera/beställa städning, catering osv som behövs till avdelningen.  En annan del av arbetet innebär att vara trivselperson på avdelningen d v s samordna gemensamma fikor, se till att medarbetare har ordning och reda i gemensamma ytor som att ordna med julluncher. Stor del av tjänsten innebär att vara den koordinerade rollen för administrativa ansvarområden och samarbeta tätt med berörda enheter inom verksamhetsstödet. Dokumentera, utveckla rutiner, uppdatera system och intranät med rutiner och information ingår också som en del av tjänsten.  I rollen ingår också att vara behjälplig med att uppdatera hemsidor och andra administrativa uppgifter kopplat till skolans WASP-anknutna medarbetare. Sammanhållande vid arrangemang av workshops på avdelningen. Uppdragsperiod och omfattning: Tjänstens som Administratör/koordinator är på deltid med en sysselsättningsgrad om 75%. Uppdraget ska påbörjas så snart som möjligt och beräknas pågå i ca 12 månader. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst två (2) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift. • Stor vana att arbeta med webbaserade system/ molnapplikationer För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM samt om det varit en heltid eller en deltidsanställning.  Meriterande för tjänsten: - Lämplig högskole-/universitetsutbildning - Erfarenhet av gäster, resebokningar och hantering av event - Tidigare arbetat på högskola och/eller universitet - Erfarenhet av att ha arbetat i koordinerande roll med många olika kontaktgrupper. Om dig: Du är en mycket serviceinriktad och relationsskapande person med god samarbetsförmåga. Du är noggrann och ansvarstagande samt innehar en god initiativförmåga. Vidare ser vi att du är självständig, uthållig och gillar problemlösning. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag 2024-06-20 Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via växel 010 – 173 73 00 alternativt [email protected]  Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected]  Välkommen med din ansökan!