Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Hässelby Villastads skola är en F–9-skola med cirka 970 elever och cirka 120 medarbetare. Vi är en trygg skola med höga och jämna resultat, ett starkt söktryck och en välfungerande organisation. En viktig framgångsfaktor är vårt starka administrativa stöd, där ekonomi, planering och service samverkar för att skapa struktur och effektivitet. Tillsammans arbetar vi för att ge skolans pedagogiska verksamhet de bästa möjliga förutsättningarna att lyckas.

Skolan ligger i ett lugnt villaområde nära Mälaren, omgiven av grönområden. Läs mer om vår skola här: Hässelby Villastads skola

Vi erbjuder

Rollen som administrativ chef innebär ett meningsfullt arbete i en organisation med ett tydligt samhällsuppdrag. Här ges du möjlighet att kombinera ekonomi, verksamhetsstyrning och ledarskap i nära samarbete med engagerade kollegor på en arbetsplats som värdesätter kvalitet, transparens och samarbete.

Som ny chef inom Stockholms stad erbjuds du chefsintroduktion och genom stadens nätverk fördjupar du dig inom olika kunskapsområden och bygger värdefulla relationer. Här kan du läsa mer om att vara chef i staden och om våra förmåner som anställda.

Din roll

Som administrativ chef är du tillsammans med rektor ansvarig för skolans ekonomi med budget, uppföljning och prognoser. Du är ett kvalificerat stöd till rektor när det gäller att utveckla och förvalta en effektiv och ändamålsenlig organisation på skolan. Du har personal-,verksamhets- och arbetsmiljöansvar för skolans administrativa funktioner, lokalvårdare, vaktmästare, IT-samordnare och måltidsverksamhet. Ditt uppdrag är brett och omfattar ansvar för skolans administrativa och stödjande processer. I nära samarbete med skolans administrativa medarbetare säkerställer du att processerna är rättssäkra, effektiva och stödjer verksamhetens mål.

Exempel på ansvarsområden:

• Ansvar för budget-, uppföljnings- och prognosarbete
• Ansvar för inköps- och upphandlingsprocesser
• Ansvar för hantering och uppföljning av statsbidrag
• Ansvar för beställnings- och faktureringsprocesser
• Ansvar för lokal-, miljö- och säkerhetsfrågor
• Samordning av det systematiska arbetsmiljöarbetet
• Ansvar för administrativa processer inom personal- och löneområdet
• Ansvar för service, information och kommunikation internt och externt
• Deltagande i samverkansmöten med Akavia och övriga arbetstagarorganisationer
• Ansvar för skolans dokumenthantering, diarieföring, arkivering och informationsförvaltning
• Ansvar för administrativa processer kopplade till elevantagning, skolval och skolpliktsbevakning.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker en trygg och tydlig ledare med god samarbetsförmåga som bygger professionella relationer och skapar förtroende i organisationen. Du har mycket god kunskap om ekonomi, budgetarbete och styrning samt god förståelse för de administrativa processer som är centrala för ledning och styrning av en offentlig verksamhet. Som administrativ chef har du även god kunskap om offentlig förvaltning, informationshantering, dokumentation och diarieföring.

Formellt söker vi dig dig som har:

• högskole- eller universitetsexamen inom ekonomi, annan relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade genom erfarenhet.
• chefserfarenhet med medarbetaransvar inom ett för tjänsten relevant område
• mycket god kunskap om och erfarenhet av att arbeta med prognoser, budget och uppföljning
• kunskap om administrativa processer och hur dessa är centrala för verksamhetsledning
• god kännedom om offentlig verksamhet utifrån lagar och riktlinjer
• god digital kompetens och förmåga att arbeta i olika system
• god kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift.

Meriterande för tjänsten är:

Erfarenhet av:

• kunskap om och erfarenhet av Stockholm stads system (Agresso, Hypergene, E-dok,LISA , Chemsoft med flera)
• ansvar för lokaler och skolkök
• att arbeta med arbetsmiljöfrågor på ett systematiskt sätt
• säkerhetsfrågor (larm, passagesystem, kameraövervakning och motsvarande)
• och kunskap om skolans organisation och styrdokument
• diarieföring och upphandling.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och engagemang för uppdraget.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten.

Rekryteringsprocessen består av intervjuer, arbetspsykologiska tester samt referenstagning.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).