Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och skapa god service och hög kvalitet i en verksamhet som varje år hanterar gymnasievalet för tusentals elever? Trivs du med administration, kundkontakter och att arbeta i digitala system? Då kan detta vara rollen för dig.

Antagning Fyrbodal samordnar gymnasieantagningen för kommunerna i Fyrbodal. Verksamheten ansvarar för antagningsprocessen till gymnasieskolan och är ett stöd för kommuner, skolor, studie- och yrkesvägledare, elever och vårdnadshavare genom hela antagningsåret.

Som utbildningsadministratör blir du en viktig del av antagningskansliet. Du bidrar till att processer fungerar smidigt, att information når rätt målgrupper och att elever, vårdnadshavare och verksamheter får ett professionellt bemötande. Rollen innebär ett nära samarbete med kansliets handläggare och ger dig möjlighet att arbeta i en verksamhet där kvalitet, service och rättssäkerhet står i fokus.

Fyrbodals kommunalförbund är ett av fyra kommunalförbund i Västra Götaland. Vi är en samarbetsorganisation för 14 kommuner med cirka 270 000 invånare. Tillsammans arbetar vi för hållbar utveckling inom bland annat kompetensförsörjning, utbildning, näringsliv, kultur, infrastruktur och välfärd. Vi är cirka 65 medarbetare som värdesätter samarbete, utveckling och engagemang.

Arbetsuppgifter

Som utbildningsadministratör arbetar du med administrativa och serviceinriktade uppgifter som stödjer antagningskansliets verksamhet. Arbetet varierar över året och påverkas av gymnasieantagningens olika faser.

I uppdraget ingår bland annat att:

• Hantera administrativ registrering och dokumentation.
• Ge information och service till elever, vårdnadshavare, studie- och yrkesvägledare samt skolor.
• Hantera inkommande frågor via telefon, e-post och digitala kanaler.
• Utföra administrativa uppgifter i antagningssystem och andra verksamhetssystem.
• Ta fram enklare statistik, sammanställningar och underlag.
• Stödja kansliets handläggare i olika delar av antagningsprocessen.
• Bidra till att rutiner, dokumentation och administrativa arbetssätt hålls uppdaterade.
• Medverka i utveckling och förbättring av administrativa processer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning inom administration, utbildningsadministration eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant, alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet.
• Erfarenhet av administrativt arbete i en digital arbetsmiljö.
• God datorvana och erfarenhet av att arbeta i olika verksamhetssystem.
• God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
• God förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete.
• Erfarenhet av service och kontakter med många olika målgrupper.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Meriterande

• Erfarenhet av administration inom utbildningsverksamhet.
• Erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av elevadministrativa eller studieadministrativa system.
• Erfarenhet av ärendehantering och kundservice.
• Erfarenhet av att arbeta med statistik, uppföljning eller rapportering.
• Kunskap om gymnasieskolans organisation och antagningsprocess.

Personliga egenskaper som är viktiga för tjänsten

Strukturerad

Du planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt och säkerställer att uppgifter genomförs med kvalitet även under perioder med högt tempo.

Serviceinriktad

Du möter elever, vårdnadshavare och samverkansparter på ett professionellt, respektfullt och lösningsorienterat sätt.

Noggrann

Du arbetar omsorgsfullt och har förståelse för vikten av korrekta uppgifter och kvalitetssäkrade processer.

Samarbetsorienterad

Du bidrar till ett gott samarbete och delar kunskap för att tillsammans nå verksamhetens mål.

Initiativtagande

Du ser möjligheter till förbättring och bidrar aktivt till att utveckla arbetssätt och rutiner.

Övrigt

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka där våra medarbetares olikheter berikar och utvecklar verksamheten.

När du söker jobb hos oss sparas din ansökan eftersom vi är en offentlig verksamhet. Din ansökan blir en allmän handling när den kommit in till oss. Det innebär att ansökningshandlingar och uppgifter om sökande kan begäras ut enligt offentlighetsprincipen.