Arbetsbeskrivning

Välkommen till kommunledningskontoret. Här jobbar du tillsammans med medarbetare på avdelningar för kommunikation, hr, it, ekonomi, upphandling och fastighet samt avdelningarna kvalitet och planering, trygghet och hållbarhet samt kansli. På kommunledningskontoret ligger även organisationerna för näringsliv och destination samt gemensam service. Kommunledningskontoret är länken mellan våra förtroendevaldas beslut och kommunens alla verksamheter. Vårt uppdrag är bland annat att samordna och driva övergripande frågor inom demokrati, samhälls- och näringslivsutveckling samt ekologisk och social hållbarhet. Mer information om hur det är att arbeta i Uppsala kommun hittar du på https://www.uppsala.se/jobb/ 1 plats(er).

Har du erfarenhet av administrativt arbete och ett genuint intresse för service? Hos oss får du en omväxlande roll där du välkomnar besökare, samordnar konferenser och bidrar till att kommunens arbetsplatser fungerar på bästa sätt. Är du vår nästa konferensvärd? Välkommen med din ansökan och bli en del av vårt engagerade team!

Arbetsplats och service arbetar med service och stöd kopplat till kommunens administrativa arbetsplatser. I rollen som konferensvärd är Stadshuset din huvudsakliga arbetsplats och du arbetar nära både kollegor, beställare och andra som använder huset. Vi har inte distansarbete och våra arbetstider är mellan 0700- 1700.

Beskrivning av arbetsuppgifter

Som konferensvärd arbetar du med konferensservice och ser till att våra beställare och besökare får ett gott bemötande och att möten och konferenser hanteras smidigt. Rollen innebär både praktiska och administrativa arbetsuppgifter och du har många kontakter under din arbetsdag.

Som konferensvärd kommer du bland annat att:

• ta emot och hantera beställningar till konferensservice
• ha kontakt med beställaren inför och i samband med möten, event och konferenser
• hjälpa till vid behov att beställa fika och annan förtäring efter beställarens behov
• ta emot leveranser och kontrollera att beställningar stämmer
• duka fram fika och förbereda inför möten och konferenser
• plocka undan och hantera disk efter genomförda möten
• se till att kök, serveringsytor och konferensmiljöer är rena, välordnade och representativa
• arbeta med beställningar och administration i E-handelsprogrammet Proceedo
• använda Microsoft 365 i det dagliga arbetet
• ge god service och hantera praktiska frågor som kan uppstå i samband med möten, event och konferenser
• bidra till utveckling av arbetssätt och service inom konferensverksamheten.

Kvalifikationer

Du har gymnasieutbildning eller motsvarande och erfarenhet av administrativt arbete. Du uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift och har goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika digitala system. För att lyckas i rollen ser vi även att du har grundläggande kunskaper inom livsmedelshantering och hygien.

Har du dessutom erfarenhet av servicearbete och kundkontakt är det meriterande och vi värdesätter särskilt din förmåga att ge ett professionellt och serviceinriktat bemötande.

För rollen som konferensvärd är det viktigt att du kan ta ansvar för dina arbetsuppgifter och självständigt driva arbetet framåt. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt för att säkerställa att konferenser och möten fungerar smidigt. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade förutsättningar och ser möjligheter i förändringar, även när tempot är högt. Med ett serviceinriktat förhållningssätt är du uppmärksam, tillmötesgående och har en vilja att hjälpa gäster och kollegor på bästa sätt för att skapa en positiv upplevelse.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta: Ann-Sofie Forsgren, enhetschef, 018- 726 20 79.

Fackliga företrädare:  Vision, Liselott Ehn, 018-727 49 49

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta område rekrytering: 018-727 23 02.

Uppsala kommun tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt gällande löneavtal.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

En anställning hos Uppsala kommun kan komma att innebära en krigsplacering.  

Löneform: Månadslön. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse.