Arbetsbeskrivning

Event Coordinator – skapa upplevelser som minns!

Brinner du för events, människor och att skapa upplevelser där varje detalj sitter?

Är du dessutom lyhörd, strukturerad, lösningsorienterad och trygg i att fatta beslut när förutsättningarna snabbt förändras? Då kan det här vara rollen för dig!

Som Event Coordinator blir du en central del av en av Sveriges mest spännande, internationella och kreativa arbetsmiljöer.

Här får du ansvara för allt från mindre interna frukostar och workshops till större event och företagsaktiviteter för upp till 400 personer.

Det här är dessutom en ny roll, vilket innebär att du får möjlighet att vara med och påverka, utveckla arbetssätt och sätta standarden för hur eventupplevelsen ska fungera framåt.

Om rollen

I denna roll ansvarar du för att koordinera interna event från första förfrågan till genomförande och uppföljning. Du lyssnar in behovet, guidar beställaren mot den bästa lösningen och säkerställer att alla delar hänger ihop.

I rollen arbetar du nära hospitality concierge, säkerhetsteamet, AV-teamet, catering, barista, städning, maintenance och andra partners i huset.

I denna roll innefattas dina arbetsuppgifter och ansvarsområden bland annat av att:

• planera och koordinera events i olika storlekar och format
• boka rätt ytor och säkerställa rätt setup för respektive event
• koordinera catering, säkerhet, AV, städning och möblering
• ha nära dialog med interna beställare och förstå deras behov
• guida och rekommendera lösningar för att skapa bästa möjliga upplevelse
• vara närvarande under event och lösa situationer som uppstår
• skapa rätt känsla genom bland annat miljö, detaljer, musik och upplägg
• hantera snabba förändringar och fatta beslut när förutsättningarna ändras
• följa upp genomförda event och bidra till att kontinuerligt utveckla arbetssätt och standard

Vem är du?

Du är en person som kombinerar struktur, kreativitet och handlingskraft. Du tycker om när det händer mycket omkring dig men tappar inte detaljerna när flera saker pågår samtidigt. Du lyssnar in vad människor behöver, men vågar också rekommendera en annan lösning när du ser att den kan bli bättre. När något förändras med kort varsel blir du inte stressad – du prioriterar, kommunicerar och hittar vägen framåt.

Vi söker dig som:

• Har ca 5 års erfarenhet som eventkoordinator och erfarenhet av arbete med event inom antingen kontor, hotel, venues eller byrå
• Är strukturerad och van att hantera många parallella aktiviteter
• Har ett starkt öga för detaljer och känsla för atmosfär och upplevelse
• Är positiv, lösningsorienterad och förändringsbenägen
• Är trygg under press och vågar fatta snabba beslut
• Är kommunikativ och har lätt för att skapa goda relationer med olika stakeholders
• Är prestigelös och tycker om att arbeta tillsammans med andra
• Har en grundläggande teknisk förståelse och inte är rädd för att sätta dig in i exempelvis mötesteknik och AV för att säkerställa högsta kvalité på eventen.

Du behöver tala och skriva svenska och engelska obehindrat. Erfarenhet av Google Workspace, Slack, Jira, bokningssystem eller liknande är meriterande.

För dig som vill vara med och skapa något från början.

Det här är inte en roll där alla processer redan är färdigskrivna. Du får vara med och forma hur teamet arbetar, hitta förbättringar och tillsammans med övriga funktioner bygga en eventupplevelse på riktigt hög nivå.

För dig som älskar kombinationen av människor, kreativitet, struktur och högt tempo kan det här vara en av Sveriges roligaste arbetsplatser.