Arbetsbeskrivning

Är du en skicklig och strukturerad administratör som motiveras av att arbeta i en stöttande roll? Som administratör har du daglig kontakt med myndighetens ledning och samverkar med andra delar av organisationen. Du erbjuds en varierande roll på en myndighet med ett meningsfullt uppdrag. Låter det intressant? Sök då till Styrelsen för Internationellt Utvecklingssamarbete, Sida. 

På uppdrag av riksdag och regering arbetar Sida för att minska fattigdom och förtryck. För att kunna genomföra uppdraget är Sida beroende av att kunna attrahera, rekrytera och utveckla kompetenta medarbetare med en mångfald av erfarenheter, bakgrunder och förmågor. 

Om jobbet

Vi söker en stabsmedarbetare för funktionen administratör till Sidas ledningsstab. Ledningsstaben består av generaldirektören, överdirektören, stabschef, rådgivare och administratörer. Ledningsstaben hanterar stöd till verksledningen, myndighetsledningen (styrelsen) och ledningsgruppen och ansvarar för kontakter med Regeringskansliet och Utrikesdepartementet.

Som administratör på ledningsstaben stödjer och underlättar du för myndighetens ledning och ledningsstabens rådgivare i deras dagliga arbete.

Arbetsuppgifter 

• Ansvara för budgetuppföljning, ekonomiadministration inklusive fakturahantering.
• Ta emot, samordna och skicka in skrivelser och remissvar.
• Hantera beslut, upphandling, avtal, kontrakt i enlighet med verksamhetens behov och gällande regelverk.
• Stödja ledningsstabens administration så som IT-beställningar och HR-frågor.
• Introduktion av nya medarbetare
• Ge administrativt stöd till ledningen, så som mötesadministration, reseplanering och hantering av underlag.
• Utföra myndighetsövergripande administrativa uppgifter bl.a. felanmälningar, övriga beställningar, myndighetsbrevlåda, arkivering samt redigera texter.
• Ansvara för ledningsstabens information på intranätet.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en energifylld arbetsplats och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.

Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter. 

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Gymnasiekompetens inom administration eller motsvarande

 Språk

• Mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att kommunicera väl i tal och skrift.
• Goda kunskaper i engelska och förmåga att kommunicera i tal och skrift.

 Arbetslivserfarenhet och kunskaper

• Flerårig erfarenhet av att arbeta i en administrativ roll.
• Mycket god erfarenhet av att använda digitala planeringsverktyg, mötesverktyg, Microsoft Office och dess olika funktioner.
• Erfarenhet av att hantera många olika arbetsuppgifter i en stöttande roll och prioritera självständigt mellan dem. 

Funktionella kompetenser/förmågor:

För att lyckas och trivas i rollen är det viktigt att du är lyhörd, serviceinriktad och trivs med att skapa goda relationer. Du har ett strukturerat arbetssätt, levererar med kvalitet och har en förmåga att prioritera mellan många olika arbetsuppgifter.

För den här rollen behöver du:

• Påvisa hög integritet och kunna anpassa arbetet utifrån ledningens prioriteringar.
• Ha förmåga att hantera osäkerhet och risker.
• Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling.
• Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer.

 För denna roll är det meriterande om du har:

• Erfarenhet av ledningsstöd.
• Erfarenhet av mötessamordning.
• Eftergymnasial examen inom administration liksom likvärdig kompetens förvärvad på annat sätt.

Bra att veta

Befattningen avser ett vikariat med tillträde i december 2026. Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 190/26.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av tf. stabschef Johan Bergqvist [email protected].

Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco: [email protected] och ST: [email protected]

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess här: https://www.sida.se/jobba-med-bistand/jobba-pa-sida/anstallningsprocessen

Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.

Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.