Arbetsbeskrivning

Ödeshögs kommun är beläget i sydvästra Östergötland, med Omberg i norr, Vättern i väster, den bördiga östgötaslätten i öster och Holavedens djupa skogar i söder. Genom kommunen går E4:an som möjliggör att du enkelt når både Linköping och Jönköping på 40 minuter med bil. I Ödeshögs kommun bor ca 5400 invånare och kommunen är med sina ca 400 tillsvidareanställda inom fyra olika förvaltningar kommunens största arbetsgivare.

Ödeshögs kommun är en liten kommun med stora möjligheter. Vi har korta beslutsvägar, ett gott företagsklimat och goda möjligheter till rekreation. Ödeshög, en trygg plats där det är extra gott att bo, leva och verka. Ur bördig jord, rika skogar och klart vatten bygger vi framtiden tillsammans.

Om din arbetsplatsKommunkontoret är en arbetsplats där cirka 20 medarbetare med olika roller och kompetenser arbetar med stöd till kommunens förvaltningar. Arbetsplatsen präglas av ett prestigelöst och gemytligt klimat där det är lätt att trivas, samtidigt som vi har ett stort fokus på kvalitet och att tillsammans utveckla kommunens arbetssätt.

Som nämndsekreterare kommer du organisatoriskt att tillhöra socialförvaltningens stab, med socialchefen som närmaste chef. Du blir en del av förvaltningens ledningsgrupp och fungerar som ett kvalificerat administrativt och kommunikativt stöd till förvaltningschef och förtroendevalda.

ArbetsuppgifterSom nämndsekreterare har du en central och samordnande roll i socialförvaltningens nämndprocess. Du ansvarar för att nämndens ärenden och handlingar hanteras strukturerat, korrekt och rättssäkert och är en viktig länk mellan förvaltningen och de förtroendevalda.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

• administrera sammanträdeshandlingar och kallelser
• skriva protokoll och säkerställa att protokoll och tillhörande handlingar expedieras inom utsatt tid
• hantera inkommande post och e-post till förvaltningen
• diarieföra och administrera allmänna handlingar
• arbeta digitalt genom hela nämndprocessen i kommunens ärendehanteringssystem
• ta fram underlag och presentationer till den politiska nivån
• ha nära kontakt med förtroendevalda och ge stöd i nämndens arbete.

Tillsammans med kommunens övriga nämndsekreterare, registrator och kommunsekreterare bidrar du också till att utveckla och kvalitetssäkra kommunens administrativa processer och arbetssätt.

En del av tjänsten innebär även att genomföra utredningar inom socialförvaltningens ansvarsområde. Det kan exempelvis handla om att samla in och analysera information, beskriva nuläge och konsekvenser, ta fram fakta och göra bedömningar som stöd för förvaltningens fortsatta arbete. Utredningarna kan ligga till grund för tjänsteskrivelser, beslutsunderlag och ärenden till socialnämnden. Du behöver därför kunna sätta dig in i olika frågeställningar, strukturera information och formulera tydliga och väl underbyggda texter.

I rollen är du även socialförvaltningens redaktör för kommunens webbplats och intranät och ingår därför i kommunens webbredaktion.

KvalifikationerVi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, utredningsarbete eller annat arbete som arbetsgivaren bedömer relevant för rollen. Högskoleutbildning inom exempelvis samhällsvetenskap, statsvetenskap, juridik eller annan relevant inriktning är meriterande, men är inte ett krav.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet från en politiskt styrd organisation
• erfarenhet av nämnd- eller beslutsprocesser
• erfarenhet av utredningsarbete och att ta fram beslutsunderlag
• kunskap om offentlig rätt, exempelvis offentlighetsprincipen och offentlighets- och sekretesslagstiftningen
• erfarenhet från socialförvaltningens eller vård- och omsorgens verksamhetsområde
• erfarenhet av administrativa roller med krav på struktur, dokumentation och noggrannhet
• erfarenhet av att arbeta i Evolution och/eller Lifecare
• god systemvana och lätt för att sätta dig in i nya digitala verktyg.

Personliga egenskaperFör att trivas och lyckas i rollen behöver du vara trygg i dig själv och ha ett gott omdöme. Du kommer att arbeta nära både förvaltningsledning och förtroendevalda och behöver därför kunna agera professionellt, sakligt och med hög integritet. Du känner dig bekväm med att stå för dina bedömningar och kan samtidigt lyssna in olika perspektiv och anpassa din kommunikation efter situation och mottagare.

Du är tydlig och kommunikativ och har lätt för att skapa goda arbetsrelationer. Du tycker om att hjälpa till och stötta i olika typer av frågor, samtidigt som du kan göra egna bedömningar och driva dina arbetsuppgifter framåt på ett självständigt sätt. Rollen ställer höga krav på struktur och noggrannhet. Du behöver kunna hålla ihop flera parallella arbetsuppgifter, prioritera när det behövs och säkerställa att deadlines hålls. Du är van att arbeta med texter och dokument där kvalitet, korrekthet och tydlighet är viktigt. Eftersom tjänsten innebär både utredningsarbete, framtagande av beslutsunderlag och protokollskrivning behöver du ha mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift.

Vi ser gärna att du trivs med att arbeta tillsammans med andra och bidrar aktivt till ett gott samarbetsklimat. Samtidigt är du självgående och tar ansvar för att dina uppgifter blir genomförda.

Anställningen är en tillsvidareanställning med sex månaders inledande provanställning.

Välkommen med din ansökan senast 11 oktober!