Arbetsbeskrivning

Välkommen till Linnéuniversitetet! Här möter du 2 200 medarbetare och 40 000 studenter som tillsammans följer visionen att sätta kunskap i rörelse för en hållbar samhällsutveckling. Hos oss bedrivs forskning och utbildning med blicken mot framtiden. Vår närhet till näringsliv, både lokalt och globalt, ger oss lång räckvidd och möjlighet till förändring som skapar avtryck. Allt som behövs är en plats där idéer får utrymme att mötas och växa. Det är det vi skapat – och du är inbjuden. Change starts here!

Universitetsledningens kansli främsta uppdrag är att vara ett strategiskt och beredande stöd till universitetets ledningsprocesser. Kansliet arbetar utifrån universitetets mål och vision med att samordna arbetet med verksamhetsplanering och uppföljning, genomföra utredningar, bedriva verksamhetsutveckling och kvalitetssäkringsarbete. I det senare inkluderas universitetets myndighetsansvar såsom diarieföring, bevarande av handlingar och arbete med interna regelverk, rättssäker och tydlig beslutsstruktur samt relevant juridik. Inom avdelningen finns cirka 25 anställda med placering i Kalmar och Växjö. Kansliet leds av en avdelningschef.

Vi söker en lösningsorienterad och serviceinriktad chefssekreterare som ger kvalificerat administrativt stöd till universitetsledningen, bestående av rektor, prorektor och universitetsdirektör. Rollen passar dig som trivs i en komplex, ledningsnära miljö där du skapar struktur, växlar mellan olika frågor och har många interna och externa kontaktytor. Du får en central roll med god inblick i universitetets organisation, beslutsvägar och processer.

Arbetsbeskrivning:

Som chefssekreterare har du en nyckelroll i att skapa struktur, framförhållning och ett välfungerande administrativt stöd kring rektor, prorektor och universitetsdirektör. Arbetet omfattar många parallella uppgifter och återkommande kontakter inom och utanför universitetet. Du behöver kunna följa upp detaljer, behålla helhetsperspektivet och snabbt omprioritera när förutsättningarna förändras.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

• ge kvalificerat administrativt stöd till rektor, prorektor och universitetsdirektör genom bland annat kalenderhantering, mötesbokningar och reseplanering
• samordna ledningens kontakter, prioritera inkommande ärenden och skapa struktur i informations- ärende- och beslutsflöden
• planera och administrera ledningsmöten och andra forum kopplade till universitetsledningen
• skicka kallelser, förbereda underlag och säkerställa att möteshandlingar hanteras korrekt och i rätt tid
• hantera korrespondens, avtal, fakturor och utlägg samt göra andra relevanta bokningar
• bidra till att det dagliga arbetet kring universitetsledningen fungerar smidigt

Kvalifikationer:

Krav

Vi söker dig som har

• akademisk examen, lägst på kandidatnivå, eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• minst ett års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete eller ledningsstöd
• erfarenhet av mötesadministration och av att samordna arbetsuppgifter i en miljö med många kontaktytor
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• god digital kompetens och förmåga att snabbt sätta dig in i nya system och verktyg

För att lyckas i rollen behöver du vara serviceinriktad, prestigelös och strukturerad. Du planerar, organiserar och prioriterar med god framförhållning, även när tempot är högt och flera uppgifter pågår samtidigt. Du arbetar självständigt, tar initiativ och följer systematiskt upp det som behöver slutföras. Du samarbetar väl, kommunicerar tydligt och professionellt och är trygg i att prioritera och sätta gränser. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet, gott omdöme, hög integritet och förmåga att skapa förtroendefulla relationer.

Meriterande

• erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete eller ledningsstöd inom universitets- och högskolesektorn
• erfarenhet av att koordinera komplexa kalendrar och mötesflöden för personer i ledande befattning

Anställningsvillkor:

Anställning och omfattning: Tillsvidareanställning, heltid. Anställningen inleds normalt med 6 månaders provanställning.

Tillträde: Tillträde enligt överenskommelse.

Placeringsort tillsvidare: Placeringsort är Växjö eller Kalmar, resor mellan orterna förekommer.

Individuell lönesättning tillämpas varför löneanspråk bör bifogas ansökan.

Välkommen med din ansökan senast den 30 september.

Kontaktpersoner:

Avdelningschef Malin Lindström, mailto:[email protected]

Frågor gällande anställningsvillkor besvaras av HR-partner Stina Andersson, mailto:[email protected]

Fackliga företrädare nås via universitetets växel 0772-28 80 00.

Linnéuniversitetet har ambitionen att tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning och mångfald tillför organisationen. Registrera din ansökan via knappen "Ansök" längst ned i annonsen. De meriter Du åberopar ska Du styrka med intyg och de ska bifogas digitalt i din ansökan. Ansökan och övriga handlingar ska märkas med anställningens diarienummer. Alla handlingar som åberopas ska vara inkomna till universitetet senast kl. 23.59 sista ansökningsdagen. Vänligen notera att legitimation ska uppvisas vid intervjutillfället Vi undanber oss telefonsamtal från försäljare av jobbannonser.