Arbetsbeskrivning

Ref: 20261835

Vill du bli vår nya assistent?

Trivs du med att ge service, möta människor och hålla ordning på många olika uppgifter? Då kan du vara vår nya assistent!

Vi söker en serviceinriktad och strukturerad assistent till Storgatan 20 i centrala Malmö. Du blir en viktig del av ett team som tillsammans ger administrativt stöd och service till verksamheten. Rollen är varierad och kombinerar reception, administration och daglig kontakt med besökare, medarbetare och chefer.

Arbetsuppgifter

I rollen arbetar du huvudsakligen med administrativa arbetsuppgifter kombinerat med reception och service. Du ansvarar bland annat för att:

• Bemanna receptionen och ta emot samt ge service till besökare
• Ge service och stöd till medarbetare och chefer
• Hantera post, allmänna handlingar och pasertaggar
• Sköta beställningar och leveranser
• Hantera fakturor och skanna inkommande handlingar
• Arbeta med diarieföring och andra administrativa uppgifter
• Samarbeta med övriga assistenter och bidra där verksamheten har behov.

Arbetet är varierat och innebär att du dagligen växlar mellan reception, service och administration. Du behöver därför trivas med omväxlande arbetsuppgifter, kunna prioritera och snabbt ställa om utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer

För att passa in i rollen hos oss behöver du ha:

Krav

• Godkänd gymnasieutbildning motsvarande tre år
• Minst tre års erfarenhet av administrativt arbete med service och stöd till verksamhet, medarbetare och/eller chefer
• Erfarenhet av att arbeta med känsliga/sekretessbelagda uppgifter
• Erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation/förvaltning
• God svenska i tal och skrift
• God datorvana i verksamhetssystem såsom Lifecare

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom administration och/eller offentlighets- och sekretesslagstiftning
• Erfarenhet från offentlig förvaltning
• Erfarenhet av Platina, Ekot och Hrutan

Vidare söker vi dig som trivs i en varierad roll där service, människor och administration står i fokus. Du har ett professionellt och lyhört bemötande och tycker om att skapa goda möten med besökare, medarbetare och chefer. Du är flexibel och ser möjligheter när förutsättningarna förändras, samtidigt som du tar egna initiativ och ser vad som behöver göras. Du samarbetar gärna med andra och bidrar med engagemang, lösningsfokus och ett gott bemötande i det dagliga arbetet.

Om arbetsplatsen

Du kommer tillhöra enheten Avgifter, förmedling och boende, som består av 34 medarbetare och ligger under avdelningen för myndighet. Enheten ansvarar bland annat för reception och kontorsvaktmästeri på Storgatan 20.

Som assistent bidrar du genom din service, administration och ditt professionella bemötande till en verksamhet med hög kvalitet och god service.

Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen är Malmö stads största förvaltning med cirka 6 600 medarbetare. Vi ansvarar bland annat för hemtjänst, vårdboenden, mötesplatser, hemsjukvård, rehabilitering och biståndshandläggning.

Vi arbetar tillsammans för att skapa en välfungerande och framtidssmart organisation. Med engagemang, nyfikenhet och hjärta gör vi vardagen enklare för Malmöborna.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Malmö stad är ett finskt förvaltningsområde sedan 2015 och har därmed en skyldighet enligt minoritetslagen att informera om finska minoritetens rättigheter, erbjuda tjänster på deras modersmål samt skydda och främja deras språk och kultur. Odotamme innolla hakemustasi!