Arbetsbeskrivning

Är du en strukturerad och serviceinriktad person med mycket god teknisk förståelse och hög digital kompetens? Vi söker en Backoffice-koordinator som vill få en central roll i vår koncern och bidra till att den dagliga verksamheten och ledningens arbete fungerar smidigt och effektivt.

Om rollen

Som Backoffice-koordinator arbetar du brett med administration, samordning och kvalificerat stöd till koncernens ledning. Du blir en viktig kontaktperson för ledning, medarbetare, IT-leverantörer och andra externa samarbetspartner.

Rollen passar dig som tycker om att skapa ordning, ligga steget före och säkerställa att möten, kalendrar, digitala verktyg och administrativa processer fungerar effektivt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bland annat att vara att:

• Ge löpande administrativt och praktiskt stöd till koncernens ledning
• Hantera ledningens kalendrar samt boka, koordinera och vid behov boka om möten
• Planera och samordna interna och externa möten, ledningsmöten och andra aktiviteter
• Förbereda agendor, presentationer, mötesmaterial och övriga underlag
• Dokumentera möten samt följa upp beslut, aktiviteter och deadlines
• Koordinera resor, hotell, konferenser och andra bokningar
• Samordna och utveckla administrativa och digitala rutiner inom koncernen
• Ge enklare teknisk support och användarstöd till kollegor
• Vara kontaktperson gentemot externa IT- och systemleverantörer
• Administrera användare, behörigheter och digitala system vid behov
• Hantera dokumentation, avtal, register och arkivering
• Vara kontaktperson gentemot leverantörer och andra externa parter
• Hantera fakturaunderlag, beställningar och enklare ekonomiadministration
• Uppdatera information i koncernens system och säkerställa god datakvalitet
• Ta fram sammanställningar, rapporter och beslutsunderlag
• Hjälpa till där behov uppstår och bidra till ett välfungerande kontor

Tjänstens innehåll kan utvecklas över tid utifrån verksamhetens behov och dina styrkor.

Vem söker vi?

Vi söker dig som är noggrann, ansvarstagande och van vid att hantera flera uppgifter och prioriteringar samtidigt. Du ligger gärna steget före, ser vad som behöver göras och tar egna initiativ för att driva arbetet framåt.

Du har ett stort teknikintresse, mycket god datorvana och känner dig trygg med att arbeta i olika digitala miljöer. Du lär dig snabbt nya system och kan självständigt lösa enklare tekniska problem.

Krav för tjänsten

• Erfarenhet av administration, koordinering, ledningsstöd, backoffice eller en liknande roll
• Erfarenhet av kalenderhantering, möteskoordinering och uppföljning
• Mycket god datorvana och hög generell systemförståelse
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och Teams
• Förmåga att snabbt sätta dig in i och arbeta effektivt i nya program och digitala system
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• God förmåga att kommunicera på engelska
• Ett strukturerat arbetssätt och ett gott öga för detaljer
• Hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information

Kunskaper i SharePoint, OneDrive, CRM-, ekonomi- eller andra affärssystem är meriterande.

Som person är du prestigelös, lösningsorienterad och serviceinriktad. Du är trygg i kontakten med både interna och externa personer och kan snabbt anpassa dig när prioriteringar eller förutsättningar förändras.

Vi erbjuder

Hos oss får du en central och varierad roll med möjlighet att påverka både arbetssätt och rutiner. Du blir en del av en entreprenöriell koncern med korta beslutsvägar, stort engagemang och fokus på fortsatt utveckling.

Vi erbjuder även:

• En omväxlande roll med stort eget ansvar
• Ett nära samarbete med koncernens ledning och verksamheter
• Möjlighet att utvecklas tillsammans med koncernen

Tjänsten är en heltids-/deltidsanställning med placering i Mariestad. Tillträde sker Så fort som möjligt

Skicka din ansökan med CV och en kort presentation till [email protected]. Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta oss via mail: [email protected]

Vi ser fram emot din ansökan!