Arbetsbeskrivning

Vill du bidra till medicinsk utbildning av toppkvalitet?

Inom utbildningskansliet för läkar- och biomedicinprogrammen finns huvudsakligen två funktioner, studievägledare och handläggare. Enheten är en del av avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd och har till uppgift att vara stöd till programnämndernas ledningar i frågor som rör programmen samt till studenterna i frågor om deras studier. Utbildningskansliet samordnar och bereder ärenden till programnämnderna och delar av deras underorganisation. Medarbetarna vid utbildningskansliet har stor förmåga till självständighet och eget ansvar. Läkarprogrammet genomgår just nu en stor förändring. KI implementerar ett sexårigt läkarprogram som är legitimationsgrundande.

Din roll

Som handläggare kommer du att arbeta i nära samarbete med övriga medarbetare vid utbildningskansliet och med programmens akademiska företrädare. Arbetet innebär en kombination av omväxlande och rutinmässiga uppgifter, dvs högt och lågt, och präglas av en årscykel som kräver god planering. 

Arbetsuppgifterna består till stor del av löpande administrativa uppgifter på en programövergripande nivå. 

Du kommer att vara samordnare för programnämnden för biomedicinprogrammen, vilket innebär att hålla ihop planeringen och förberedelser av möten, delta i möten, skriva protokoll, samt efterarbete. En del av detta arbete sker på engelska. 

Läkarprogrammets kliniska undervisning genomförs i samverkan med Region Stockholm. Som handläggare samarbetar du med Region Stockholm gällande frågor som rör studenters behörigheter och placeringar inom regionen, på övergripande nivå. Du deltar i möten och hanterar E-tjänstekort samt är KI:s kontaktperson för Placeringsportalen för läkarprogrammet. 

I tjänsten ingår även viss ekonomiadministration. Vid större möten och konferenser kan du komma att vara spindeln i nätet och koordinera lokaler, inbjudan och catering med mera.

Vem är du?

Vi söker dig som har:

• akademisk utbildning eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer relevant
• erfarenhet av ärendehantering och verksamhetsstöd inom offentlig förvaltning eller motsvarande
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• god administrativ förmåga med gedigen erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system

Dessutom är det meriterande om du har erfarenhet av:

• utbildningsadministration inom universitet/högskola, gärna utbildningsprogram med verksamhetsförlagd utbildning
• samarbete med andra aktörer, tex Regioner eller andra utbildningsanordnare
• systemen NyA, Ladok, Agresso och Primula
• beredning av beslutsunderlag

Du ser service som en självklar del av arbetet och har lätt för att samarbeta med kollegor och andra på ett lyhört och smidigt sätt. Vi söker dig som är noggrann och strukturerad, trivs med att ge stöd och service, samt förmåga att ta egna initiativ. Arbetet innebär perioder av hög arbetsbelastning som kräver ett flexibelt och lösningsfokuserat förhållningssätt. Vid rekryteringen lägger vi särskilt stor vikt vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Solna

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS-T.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss