Arbetsbeskrivning

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en roll med stort ansvar och många kontaktytor? Har du vana av att stötta ledningspersoner i en internationell miljö och motiveras av att vara spindeln i nätet? Då kan detta vara rollen för dig!

Om bolaget

Vår kund är ett internationellt och marknadsledande bolag med verksamhet i flera länder världen över. Organisationen präglas av högt tempo, samarbete över landsgränser och en stark ambition att ständigt utvecklas. Här får du möjlighet att arbeta nära seniora beslutsfattare och bidra till att verksamheten fungerar effektivt och professionellt.

Du blir en del av en dynamisk och internationell miljö där struktur, initiativförmåga och samarbete värdesätts högt. Rollen erbjuder stor variation, många kontaktytor och möjlighet att arbeta nära affären.

Om tjänsten som Executive Assistant

Som Executive Assistant blir du en nyckelperson i organisationen med ansvar för att stötta VD och delar av ledningsgruppen i det dagliga arbetet. Du säkerställer att planering, koordinering och administration fungerar smidigt och effektivt, samtidigt som du hanterar många parallella arbetsuppgifter med hög kvalitet.

Rollen innefattar ett nära samarbete med interna och externa intressenter i flera länder och tidszoner. Du arbetar proaktivt, ligger steget före och bidrar till att skapa struktur i en komplex och föränderlig vardag.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ansvara för kalenderhantering och koordinering av möten
• Planera och administrera nationella och internationella affärsresor
• Hantera reseräkningar, utlägg och administrativa processer
• Förbereda mötesmaterial, presentationer och rapporter
• Koordinera ledningsgruppsmöten, workshops och andra aktiviteter
• Föra mötesanteckningar och säkerställa uppföljning av beslut och aktiviteter
• Vara ett administrativt och operativt stöd till VD och ledningsgrupp
• Hantera ad hoc-uppgifter och bidra till att verksamheten fungerar effektivt

Om dig

Vi söker dig som är strukturerad, serviceinriktad och prestigelös. Du trivs i en roll där du får ta stort ansvar och har förmågan att skapa ordning även i situationer med högt tempo och många parallella prioriteringar. Som person är du kommunikativ, lösningsorienterad och har ett professionellt förhållningssätt i kontakten med personer på alla nivåer i organisationen.

Du är van att arbeta självständigt, tar egna initiativ och har en god känsla för integritet och konfidentialitet.

Viktigt för tjänsten är:

• Flera års erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent eller liknande roll
• Erfarenhet av att stötta seniora chefer eller ledningsgrupper
• Erfarenhet från en internationell organisation eller global verksamhet
• Mycket goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• Stark organisatorisk förmåga och vana att hantera flera uppgifter samtidigt

Meriterande för tjänsten är:

• Erfarenhet av att arbeta nära en VD eller koncernledning
• Erfarenhet av projektkoordinering eller ledningsstöd
• Erfarenhet av att arbeta i en snabbföränderlig och internationell miljö

Övrigt

Start: Juli

Omfattning: Heltid, vikariat upp till 12 månader

Placering: Stockholm

Lön: Enligt överenskommelse

Låter tjänsten som Executive Assistant intressant? Skicka in din ansökan redan idag. Vi ser fram emot att höra från dig!