Arbetsbeskrivning

Institutionens administrativa enhet består av en personalgrupp om åtta medarbetare som tillsammans ansvarar för stödverksamheten inom områden som ekonomi, kommunikation, personaladministration samt utbildningsadministration. Enhetens uppdrag är mångsidigt och strategiskt viktigt, vilket ställer krav på en bred kompetensbas inom arbetsgruppen för att effektivt kunna möta institutionens varierande behov.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområde

Som administrativ chef leder, samordnar och utvecklar du det administrativa arbetet inom verksamheten och har personalansvar för den administrativa enheten. Du ansvarar för att säkerställa och vidareutveckla effektiva administrativa processer inom hela organisationen, såsom forskning, utbildning, samverkan, kommunikation, ekonomi och HR.

I nära samarbete med prefekt och avdelningsföreståndare ansvarar du för planering på ledningsnivå och deltar aktivt i institutionens strategiska arbete. Du ingår i institutionens ledningsgrupp, rapporterar till prefekt samt bereder och föredrar ärenden för institutionsstyrelsen. Vidare representerar du institutionen i relevanta sammanhang och nätverk samt samverkar med andra administrativa chefer inom Lunds universitet.

Du har formellt chefs‑, budget‑ och arbetsmiljöansvar för den administrativa verksamheten och utgör ett stöd till övriga chefer inom institutionen. Då den administrativa enheten är relativt liten består tjänsten till stor del av operativt arbete, exempelvis granskning av avtal, ekonomiska underlag samt ekonomiarbete inom EU‑projekt och andra större projekt.

Avdelningens uppdrag är brett, vilket ställer krav på en mångsidig kompetens inom arbetsgruppen. I detta ingår att bidra med relevanta analyser och konsultativt stöd i såväl operativa frågor som utvecklingsarbete.

• Personalansvar och övergripande personalplanering för den administrativa personalen.
• Planering och uppföljning av verksamhetsområdet administration.
• Samordna, hitta synergier och utveckla den samlade administrationen.
• Arbetsmiljöfrågor.
• Delta i relevanta LU-interna och externa nätverk.
• Arbetet innebär samverkan på alla nivåer och inom en rad olika nätverk inom Lunds universitet där du förväntas delta aktivt.
• Sammanställa institutionens gemensamma ekonomiska rapportering.
• Arbeta operativt med institutionens ekonomi.
• Vara kontaktperson för frågor gällande ekonomi

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Universitets- eller högskoleutbildning inom ekonomi.
• Chefs- och ledarerfarenhet.
• Erfarenhet av budgetarbete och bokslut kunskap om och/eller erfarenhet av personal- och arbetsmiljöfrågor.
• God förmåga och erfarenhet av att skapa en god arbetsmiljö.
• Erfarenhet och förmåga att arbeta med administrativa system inom ekonomi.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande för anställningen är:

• Formell ledarskapsutbildning.
• Erfarenhet av EU-projekt och andra finansiella processer inom offentlig/statlig sektor.
• Erfarenhet av leda förändringsarbete erfarenhet av arbete inom offentlig/statlig sektor.
• Erfarenhet av arbete inom universitet/högskola.
• Dokumenterad god kommunikativ förmåga.
• Dokumenterad god samarbetsförmåga.
• Dokumenterad god förmåga att prioritera.

Vi söker en erfaren ledare med en bred administrativ och ekonomisk bakgrund. Du är kommunikativ och lyhörd och har förståelse för vikten av att ha en nära dialog med verksamhet och personal. Du har förmåga att se helheter, skapa gemensamma mål och att driva och utveckla en stödverksamhet i en akademisk organisation. Du är uthållig, flexibel och har en hög integritet.

Vi söker dig som har drivkraft att utveckla ändamålsenliga stödfunktioner som integreras i både det dagliga arbetet och i planerings‑ och beslutsprocesser. Rollen kräver god förståelse för HR‑ och ekonomiområdet samt förmåga att se uppdraget ur ett helhetsperspektiv.

Du har gedigen arbetslivserfarenhet, arbetar strukturerat och kan omsätta långsiktiga mål i konkreta arbetssätt. Du är en tydlig och analytisk ledare som bygger förtroendefulla relationer, arbetar långsiktigt och följer upp resultat på ett konstruktivt sätt.

Stor vikt läggs vid personliga egenskaper. Du är kommunikativ, initiativtagande och har god samarbetsförmåga samt förmåga att, genom din kompetens och förståelse för samspelet mellan akademi och administration, stärka och utveckla verksamheten.

Villkor

Anställningen är tillsvidare på 100 %. Provanställning kan komma att tillämpas.

Under sommarperioden kommer verksamheten ha begränsad möjlighet att svara på frågor från sökande.

Första intervjuer planeras till v. 35.

Instruktioner för ansökan

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)

Annonsen i sin helhet: https://lu.varbi.com/what:job/job ID: 942201/