Arbetsbeskrivning

Konferens och logistik ansvarig

Vill du få stora arrangemang att fungera i praktiken – och vara den som får allt att hända?

Om oss

Allmänna Barnhuset i Stockholm AB sprider kunskap om barns rättigheter och socialt arbete genom utbildningar, konferenser, publikationer och föreläsningar.

Vi arbetar nära forskning och praktik för att göra verklig skillnad för barn och unga och når varje år tusentals yrkesverksamma över hela Sverige. Allmänna Barnhuset i Stockholm AB är ett helägt dotterbolag till Stiftelsen Allmänna Barnhuset.

Om rollen

Nu söker vi dig som trivs i en nyckelroll där struktur, service och genomförande står i centrum.

Du arbetar både som konferensadministratör och logistikansvarig, med ansvar för att planera, samordna och genomföra våra aktiviteter och leveranser på ett effektivt och professionellt sätt.

Det här är en roll för dig som gillar när många delar ska falla på plats och som får energi av att skapa ordning, framdrift och hög kvalitet i varje detalj.

En central del av rollen kommer initialt att vara arbetet med Letterbox Club Sverige – ett nationellt läs- och lärfrämjande program för barn i social utsatthet. Arbetet omfattar samordning av logistik, utskick, planering och koordinering mot kommuner, leverantörer och externa samarbetspartners i takt med att verksamheten utvecklas och växer. https://allmannabarnhuset.se/vart-arbete/barn-i-sociala-barnavarden/letterbox-club/

Den andra stora delen av rollen är det praktiska genomförandet av Barnrättsdagarna – världens största barnrättskonferens – som varje år samlar yrkesverksamma, myndigheter, forskare och organisationer från hela Sverige. Rollen omfattar planering, koordinering och genomförande av konferensen tillsammans med interna och externa aktörer, samt ansvar för flera mindre konferenser och arrangemang under året. https://www.barnrattsdagarna.se/

Det här kommer du att göra:

Konferensadministration

• Planera och administrera konferenser och arrangemang från start till genomförande
• Hantera deltagaradministration, bokningssystem och löpande kommunikation
• Samordna bemanning, talare och utställare och säkerställa att allt runt deras medverkan fungerar smidigt
• Boka resor, boende och praktiska arrangemang för talare
• Koordinera kost, logi, lokaler, teknik och leverantörer
• Säkerställa en professionell och välfungerande deltagarupplevelse

Logistik

• Ansvara för logistikflöden från beställning till leverans
• Planera och koordinera packning, utskick och leveranser
• Samarbeta med leverantörer, partners och kunder
• Säkerställa kvalitet, struktur och effektivitet i alla delar av flödet
• Identifiera förbättringar och utveckla arbetssätt
• Arbeta aktivt med försäljning samt arbeta aktivt med sponsring och partnerskap

Vem vi söker

Du är handlingskraftig och gillar att ha koll på många saker samtidigt utan att tappa detaljerna. Du är lösningsorienterad, serviceinriktad och trivs i en roll där du får ta ansvar och driva arbetet framåt.

Vi tror att du har:

• Relevant högskoleutbildning
• Erfarenhet av administrativt arbete, koordinering eller projektstöd
• Erfarenhet av logistik, planering eller genomförande av aktiviteter och evenemang
• Vana av att arbeta med många kontaktytor och externa parter
• Mycket god organisatorisk förmåga
• God kommunikativ förmåga i tal och skrift

Meriterande:

• Erfarenhet av konferenser eller event
• Erfarenhet av bokningar, resor eller deltagarhantering
• Erfarenhet av logistiska flöden där många detaljer ingår
• ·Erfarenhet av enklare grafisk formgivning och arbete i digitala kommunikationsverktyg

Varför jobba hos oss?

Hos oss får du en roll där ditt arbete märks – på riktigt.

Du blir en del av en engagerad organisation med korta beslutsvägar och ett tydligt samhällsuppdrag. Här får du möjlighet att kombinera struktur, service och genomförande i en roll med stor variation.

Praktisk information

Placering: Stockholm

Anställning: 100 %, tillsvidare (provanställning 6 månader)

Tillträde: Enligt överenskommelse

Ansökan

Skicka din ansökan med CV och personligt brev till [email protected] senast den 21 juni.

Märk ansökan: Konferens och logistik ansvarig

Urval sker löpande.