Arbetsbeskrivning

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!

Samhällsbyggnadsförvaltningen förvaltar och utvecklar både stad och landsbygd inom kommunen. Vi har det samlade ansvaret för att planera och skapa de fysiska, juridiska och affärsmässiga förutsättningarna för en trygg och god livsmiljö i Botkyrka. Våra 125 medarbetare arbetar för att möjliggöra för ett bra boende och en attraktiv närmiljö oavsett var i livet man befinner sig.

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vill du arbeta nära den politiska processen och bidra till att skapa förutsättningar för rättssäkra och väl fungerande beslut? Nu söker vi en nämndsekreterare till samhällsbyggnadsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden i Botkyrka kommun.

Som nämndsekreterare har du en central roll i den politiska processen och fungerar som en viktig länk mellan förvaltningsorganisationen och politiken. Du ansvarar för att planera, samordna och kvalitetssäkra hela nämndprocessen - från beredning inför sammanträden till uppföljning efter beslut. I rollen arbetar du både operativt och utvecklingsinriktat. Du säkerställer att ärenden håller hög kvalitet, att processerna är rättssäkra och att arbetet följer gällande lagstiftning och rutiner.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• planera, samordna och leda nämndprocessen från beredning till efterbehandling
• granska tjänsteskrivelser och säkerställa kvalitet och korrekt ärendehantering
• upprätta kallelser, ansvara för protokollföring under sammanträden och färdigställa protokoll
• stötta chefer, handläggare och förtroendevalda i frågor som rör den politiska processen
• samverka med förvaltningsledning, nämndledamöter och andra funktioner inom kommunen
• medverka i utvecklingen av effektiva och rättssäkra administrativa processer, i nära samarbete med registrator
• bidra till ökad tydlighet och transparens i kommunens beslutsprocesser
• utveckla rutiner och gemensamma arbetssätt för ärendehantering
• samordna och bidra till utvecklingen av styr- och stöddokument.

Vi erbjuder dig

Du kommer att ingå i den administrativa enheten där du får en plats i vårt engagerade team med våra 11 medarbetare som bland annat ansvarar för registratur, dataskydd, administration inom bygglov, plan och projekt.

Vi erbjuder en arbetsplats där tillit, professionalitet och engagemang för det demokratiska uppdraget genomsyrar vardagen. Du får möjlighet att påverka och utveckla arbetet med förvaltningens ärendehantering och bidra till förbättringar som gör skillnad. Hos oss finns utrymme att växa, både i rollen och genom kontinuerlig kompetensutveckling. Vi värdesätter balans mellan arbete och fritid, och erbjuder en trygg arbetsmiljö med kollegialt stöd, flexibilitet och möjlighet att forma framtidens arbetssätt tillsammans med oss.

Du som söker till oss

Du har högskoleutbildning inom statsvetenskap, juridik eller annan relevant utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har flera års erfarenhet av arbete i en politiskt styrd verksamhet där du självständigt har hanterat ärenden inom offentlig förvaltning.

Övriga krav för tjänsten:

• Du har erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra beslutsunderlag och protokoll för politiska organ på övergripande nivå
• Du uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller kommunsekreterare.
• Erfarenhet av att utveckla rutiner eller mallar för ärendehantering.
• Erfarenhet av arbete i digitala ärendehanteringssystem, exempelvis public 360.

Som nämndsekreterare är du samarbetsorienterad och relationsskapande och trivs i en roll där kontaktytorna är många. Genom tydlig kommunikation och professionellt bemötande bygger du förtroende och skapar goda relationer med både politiker och tjänstepersoner. Du delar gärna kunskap och bidrar till en kultur där samarbete och tillit är grunden för välgrundade och transparenta beslutsprocesser.

Rollen kräver också ett strukturerat och lösningsorienterat arbetssätt. Du planerar och prioriterar uppgifter med fokus på kvalitet och noggrannhet, samtidigt som du ser möjligheter att förenkla och förbättra rutiner. Genom att hålla ordning i komplexa processer och hitta praktiska lösningar bidrar du till en effektiv och rättssäker ärendehantering.