Arbetsbeskrivning

Kom närmare - kom till Nykvarns kommun. Med naturen som granne och storstadens puls runt hörnet finns 12 500 Nykvarnsbor som varje dag påverkas av det vi gör, och det du gör. Vårt arbete vilar på en stabil grund av tillit, ansvar, engagemang och professionalism - för oss handlar det om att arbeta med både hjärta och hjärna. I Nykvarn är du aldrig bara en i mängden. Oavsett vilka skor du bär och vilka steg du tar blir du en del av något större, där varje arbetsdag bygger framtid. Vad är ditt nästa steg?

I Nykvarns kommun präglas arbetet av att se varje medarbetare med omtanke där vi bygger respektfulla relationer som skapar trygghet och engagemang. Vi har ett tydligt ansvarstagande där vi fattar välgrundade beslut och har en professionalism som driver verksamheten framåt med fokus på uppdraget. Vi kallar det att arbeta med hjärta och hjärna.

Vi söker en engagerad och strukturerad person som vill ta helhetsansvar för våra dokumenthanteringsprocesser och utveckla framtidens rutiner och mallar, detta till en kombinerad roll som huvudregistrator och kommunarkivarie. I den här rollen ansvarar du för att säkerställa att våra processer följer lagar och regelverk, och du arbetar aktivt med att ta fram och implementera tydliga riktlinjer för dokumenthantering. Då vi nu gör om rollen och hur kansliavdelningen arbetar får du vara med och utveckla hur den ska se ut framöver!

I rollen ingår det att bland annat bistå kommunens verksamheter med kvalificerad rådgivning och sekretessbedömning och vara en nyckelperson i arbetet med att skapa en trygg och effektiv informationsmiljö. Vi ser att du är analytisk, har god kommunikationsförmåga och erfarenhet av offentlig förvaltning eller arkivarbete. Vi erbjuder dig ett bra arbetsklimat och en lärorik miljö där du får vara en del i utvecklingen och även förväntas bidra till den. I arbetet ingår:

• Ansvar för processer rörande registrering och arkivering samt registrera och diarieföra inkommande och utgående handlingar.
• Utveckla och implementera mallar och rutiner.
• Stödja handläggare och andra medarbetare i frågor om dokumenthantering och offentlighetsprincipen.
• Säkerställa efterlevnad av lagstiftning och interna riktlinjer.
• Ansvar som dataskyddsombud (DSO), vilket innebär att övervaka och stödja kommunens arbete med att säkerställa GDPR-efterlevnad samt ge vägledning i frågor som rör personuppgiftshantering.
• Ansvara för att säkerställa att kommunens informationshanteringsplaner följs.
• Ansvara för utlämnande av allmänna handlingar i enlighet med regelverk.
• Ansvara för sekretessbedömning inför utlämnande av handlingar.
• Bidra till god och effektiv service.

Kansliavdelningen ingår tillsammans med HR-avdelningen och Säkerhetsavdelningen i Staben som lyder direkt under kommundirektören

På kansliavdelningen ingår följande ansvar; kommun- och nämndsekretariat, registratur, kommunarkiv, hållbarhet, administrativt fordonsansvar.

Tillsammans med dina kollegor på kansliavdelningen bidrar du till att skapa en effektiv och rättssäker hantering där dokumenthanteringsprocesser följer gällande lagstiftning. Du blir en nyckelperson som ser till att information hanteras på ett strukturerat och transparent sätt.

För att framgångsrikt ta dig an rollen har du en akademisk examen inom juridik, rättsvetenskap, offentlig förvaltning, registratur, arkivering eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Vi söker dig som har en dokumenterad erfarenhet av arbete som registrator i offentlig verksamhet, med särskild tyngd inom kvalificerad tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen. Vidare har du kunskaper om offentlighetsprincipen, kommunallagen och annan lagstiftning som styr den kommunala hanteringen. Tjänsten kräver ett stort eget ansvarstagande, att du är noggrann och strukturerad som person, med en dokumenterad förmåga och vana att verka i digitala miljöer samt sortera och prioritera komplex information på ett effektivt sätt.

Då rollen innebär omfattande kontaktytor är du utpräglat serviceinriktad, har en positiv inställning och besitter mycket goda kommunikationsfärdigheter på svenska, i både tal och skrift. Som person är du stabil, självgående och trygg i ditt professionella uttryck. Du sätter stort värde på samarbete och har förmåga att ge stöd till organisationen på ett prestigelöst sätt med verksamhetens bästa i fokus. Vi ser även att du drivs av engagemang för att identifiera utvecklingsmöjligheter och driva digitala processer framåt. Du har god IT-kunskap och gedigen erfarenhet av att arbeta i digitala dokument- och ärendehanteringssystem. Det är meriterande om du har specifika kunskaper i systemen Lex och Artvise.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Nykvarns kommun är ett finskt förvaltningsområde och vi ser det som meriterande om du talar finska.

Vänta inte med din ansökan, intervjuer sker kontinuerligt under ansökningstiden!

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.