Arbetsbeskrivning

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Ledningssekreterare till universitetsledningens stab

Universitetsledningens stab utgör universitetsledningens närmaste strategiska och administrativa stöd. Vid staben arbetar erfarna ledningssamordnare och ledningssekreterare med att bistå universitetsledningen med ett professionellt ledningsstöd och en effektiv ärendehantering.

Som ledningssekreterare skapar du utrymme för universitetsledningen att fokusera på sina uppdrag genom att frigöra tid och underlätta vardagen. Rollen passar dig som trivs med att skapa struktur och ge professionellt administrativt stöd i en komplex verksamhet med många kontaktytor och varierande frågor. För att lyckas i rollen behöver du kunna sätta dig in i universitetets verksamhet och beslutsvägar samt ha gott omdöme i en ledningsnära miljö. Du kommer att ha kontakt med många personer externt och internt och få en god inblick i universitetets organisation och processer.

Arbetsuppgifter

Rollen som ledningssekreterare präglas av många parallella arbetsuppgifter och kontakter, vilket ställer höga krav på framförhållning, struktur och förmåga att följa upp detaljer utan att tappa helhetsperspektivet. Det nära samarbetet med universitetsledningen ställer också krav på gott omdöme, hög integritet och ett professionellt förhållningssätt.

I rollen ingår bland annat att:

• Ge kvalificerat administrativt stöd till universitetsledningen exempelvis genom mötesbokningar, reseplanering och kalenderhantering.
• Bidra till den dagliga verksamheten genom att ta emot gäster, beställa kontorsmaterial samt hantera fakturor, andra kostnader och utlägg för rektorsgruppen.
• Prioritera inkommande ärenden och strukturera i flödet av frågor och kontakter
• Förbereda, samordna och följa upp interna och externa möten.
• Hantera dokument och diarieföring.
• Bidra till utveckling och förbättring av administrativa arbetssätt och rutiner.
• Genomföra administrativa uppföljningar samt bistå med att ta fram underlag, sammanställningar och enklare utredningsstöd.

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen krävs att du:

• Har erfarenhet av att självständigt koordinera, prioritera och följa upp administrativa processer och uppgifter
• Behärskar svenska och engelska väl i tal och skrift och kan uttrycka dig korrekt, tydligt och professionellt med god känsla för ton och mottagare
• Har vana av digitala arbetssätt och Office-paketet

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. För att lyckas i rollen behöver du:

• Vara serviceinriktad, prestigelös och strukturerad
• Ha mycket god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete även i perioder med högt tempo
• Kunna hantera många parallella arbetsuppgifter samtidigt och arbeta systematiskt för att säkerställa att inget faller mellan stolarna
• Samarbeta väl med andra och kommunicera professionellt i kontakt med både interna och externa parter
• Ta egna initiativ och arbeta självständigt

För rätt person finns möjlighet att successivt ta ett större ansvar och exempelvis bidra i utrednings- och utvecklingsuppdrag.

Det är meriterande om du:

• Har erfarenhet av arbete inom universitet eller högskola
• Har kännedom om universitetets organisation och beslutsprocesser
• Har mycket god erfarenhet av att koordinera komplexa mötes- och kalenderbokningar
• Har lätt för att snabbt sätta dig in i och arbeta effektivt i nya digitala system och verktyg
• Har relevant universitets- eller högskoleutbildning

Anställning

Anställningen är tillsvidare, omfattning på 80–100 %. Omfattningen fastställs i dialog med den person som erbjuds tjänsten. Placering vid Universitetsledningens stab, tillträde efter sommaren enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta stabschef Emilia Rung, 031-786 5238, e-post: mailto:[email protected]

Fackliga organisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare

Ansökan

Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-06-10

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.