Arbetsbeskrivning

Vill du ha en varierad och viktig roll där du ansvarar för att skapa struktur, service och trivsel på kontoret? Vi söker nu en självgående och engagerad Office Manager/Kontorsassistent till ett väletablerat bolag inom bygg- och industribranschen med moderna lokaler i Solna. Här får du en central funktion i verksamheten där du ansvarar för den dagliga kontorsdriften och säkerställer att arbetsmiljön håller hög kvalitet. Rollen kombinerar administration, koordinering och praktiskt ansvar och passar dig som trivs med att ha många kontaktytor och gillar att få saker att fungera smidigt i vardagen. Rollen passar dig som studerar eller har en annan huvudsaklig sysselsättning.

Som Office Manager har du ett helhetsansvar för kontorets dagliga funktion och service. Du arbetar proaktivt med både praktiska och administrativa uppgifter och fungerar som en viktig kontaktperson för medarbetare, leverantörer och fastighetsservice.

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat:

• Säkerställa ordning, trivsel och en representativ kontorsmiljö • Ansvara för kök, konferensrum och gemensamma ytor • Hantera och underhålla kaffeautomat samt beställa kaffe och förbrukningsmaterial • Beställa kontorsmaterial, frukt, mjölk och övriga inköp till kontoret • Ta emot leveranser och säkerställa god lagerhållning • Hantera post, passerkort och parkeringsadministration • Granska och administrera kontorsrelaterade fakturor • Ha löpande kontakt med leverantörer, reception, fastighetsförvaltare och servicepartners • Registrera och följa upp felanmälningar samt koordinera åtgärder • Planera och koordinera interna aktiviteter, frukostar och sociala initiativ • Stötta vid onboarding av nyanställda och bidra till en välkomnande arbetsplats • Projektleda mindre kontorsprojekt såsom omflyttningar, förbättringar och iordningställande av lokaler • Säkerställa att brandskydd, första hjälpen och kontorsutrustning är uppdaterade och kontrollerade • Ansvara för att rutiner, manualer och kontaktlistor hålls uppdaterade

Vi söker dig som är strukturerad, lösningsorienterad och serviceinriktad. Du trivs i en roll där du får ta ansvar, arbeta självständigt och samtidigt vara spindeln i nätet för kontorets dagliga funktion. Du har ett öga för detaljer, tar egna initiativ och tycker om att skapa ordning och effektiva arbetssätt.

Du är kommunikativ, prestigelös och har förmågan att hantera både praktiska uppgifter och administrativa processer på ett professionellt sätt. Tidigare erfarenhet från service, administration, koordinering eller kontorsdrift är meriterande.

Uppdraget är ett konsultuppdrag via Adecco på cirka 12 timmar per vecka med arbete på plats i Solna. Arbetstiden kan fördelas över tre till fyra dagar per vecka. Uppdraget är initialt på sex månader med god möjlighet till förlängning.