Arbetsbeskrivning

Institutionen för Matematiska vetenskaper söker nu en administratör! Hos oss blir du en del av ett sammansvetsat verksamhetsstöd där vi arbetar nära varandra och värdesätter ett gott samarbetsklimat. Vi erbjuder en arbetsmiljö som präglas av flexibilitet och förtroende med villkor som gör det lätt att trivas och växa i rollen!

Information om avdelningen

Verksamhetsstödet vid Matematiska vetenskaper är gemensamt för Chalmers och Göteborgs universitet. Vi möter dagligen studenter, lärare och övriga anställda och bidrar genom vårt arbete till en högkvalitativ utbildning och forskning inom de matematiska vetenskaperna.

Vi är omkring femton medarbetare som arbetar inom utbildningsadministration, HR, ekonomi, kommunikation, bibliotek, husservice och IT.

Vi söker nu en administratör som kommer att ha en nyckelroll i det administrativa stödet till våra gäster och medarbetare.

Beskrivning av tjänsten

Vår institution har en omfattande internationell verksamhet och tar varje år emot många gästande forskare från olika delar av världen. Vi söker nu en administratör som trivs i en varierad roll med stort eget ansvar, många kontaktytor och fokus på service, struktur och samordning.

I rollen ansvarar du för administration kopplad till våra gästande forskare och arbetar nära både verksamheten och kollegor inom verksamhetsstödet. Du samordnar praktiska frågor inför och under besök, bokar resor och hotell, hanterar utlägg samt arbetar med SINK-ansökningar och annan relaterad administration.

Du kommer också att ge administrativt stöd till en av våra avdelningar inom personaladministration. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat stöd i anställningsärenden, introduktion av nya medarbetare samt administration i våra verksamhetssystem.

Arbetet innebär många kontaktytor, både inom och utanför universitetet. Du samarbetar med chefer, forskare, lärare, internationella gäster och andra stödfunktioner, vilket ställer krav på god samarbetsförmåga, servicekänsla och ett professionellt bemötande.

Vi söker dig som arbetar strukturerat och självständigt, har god förmåga att prioritera mellan parallella arbetsuppgifter och uppskattar att ge kvalificerat administrativt stöd i en verksamhetsnära miljö.

Hos oss får du goda möjligheter att planera och strukturera ditt arbete. Vi arbetar flexibelt och erbjuder möjlighet till distansarbete upp till två dagar per vecka utifrån verksamhetens behov.

Rollen utvecklas i takt med verksamhetens behov och kan därför komma att omfatta även andra administrativa uppgifter inom verksamhetsstödet.

Anställningsform

Tillsvidareanställning på heltid. Provanställning kan komma att tillämpas

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant utbildning för tjänsten, gärna på kandidatnivå, eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

Du har erfarenhet av självständigt administrativt arbete och är van att arbeta i digitala administrativa system. Rollen kräver att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska.

För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och ha god förmåga att planera och prioritera ditt arbete när flera processer pågår samtidigt. Du trivs med att ta eget ansvar och har ett serviceinriktat och professionellt arbetssätt.

Arbetet innebär många kontaktytor och ställer därför krav på god samarbetsförmåga och ett gott bemötande. Vi värdesätter också att du är initiativtagande och bidrar till att utveckla arbetssätt och rutiner inom verksamhetsstödet.

Det är meriterande om du har erfarenhet från universitet, högskola eller annan offentlig verksamhet. Erfarenhet av gästadministration, personaladministration, rese- och utläggshantering, SINK-administration samt arbete i administrativa system inom universitetssektorn ses också som meriterande.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Att arbeta på Chalmers

Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:

• Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
• Semester upp till sju veckor per år.
• Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
• Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/chalmers-som-arbetsgivare/formaner-och-villkor/ och hur det är att https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/.

Ansökningsförfarande

Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev

• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)

• Eventuella intyg, betyg etc.

Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av ansökningsprocessen.

Sista ansökningsdag: 11 juni, 2026

Intervjuer kommer att ske under vecka 25 och 26.

Vid frågor, vänligen kontakta

Administrativ chef Helena Rafstedt

Email: mailto:[email protected]

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***

Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället.

Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez – framåt.