Arbetsbeskrivning

Ängelholm gör det omöjliga möjligt – det är vår vision som ligger till grund för vår framtida utvecklingsresa. Vi vågar tänka och testa annorlunda, göra det unika och oväntade. Vi vet att vi är bäst tillsammans och att det är genom gränsöverskridande samarbete vi når längst. Vi vet också att Ängelholm är en plats med unika möjligheter för fortsatt utveckling. Med utgångspunkt i vår agila organisationsstruktur siktar vi framåt och uppåt. Vill du vara med och bidra på vår resa? Ängelholms kommun har ca 3 500 anställda och en budget på totalt 3,5 miljarder. Inköp- och upphandlingsenheten driver den strategiska utvecklingen av inköp- och upphandlingsverksamheten i kommunkoncernen samt stödjer verksamheterna inklusive de helägda bolagen vid upphandling. Enheten är en del av huvuduppdrag Kommunledning och vi vill nu utöka enheten med en tjänst som E-handelskoordinator med inköpsuppföljning. Enheten ansvarar för kommunens system för e-handel. Elektronisk handel/e-handel är kommunens sätt att göra inköp, beställningar, ta emot och hantera fakturor elektroniskt. Vi använder oss av e-handelssystemet Proceedo och har också ett spendanalysverktyg för att följa våra inköp. Tjänsten kommer till övervägande del vara inriktad mot e-handelssystemet men du kommer också arbeta med inköpsuppföljning. Till vårt team söker vi nu en E-handelskoordinator med inköpsuppföljning som tillsammans med oss vill stärka och bidra till en affärsmässig och effektiv inköpsprocess. Med din kompetens koordinerar du vår e-handel för att bidra till en affärsmässig och effektiv inköpsprocess. Tjänsten ger dig en spännande bredd av systemrelaterade uppgifter, problemlösning och samverkan.  Här trivs du som är ansvarstagande, noggrann och tycker om att samarbeta med andra. Du gillar att arbeta med både detaljer och helhet och du vill bidra till hållbara och affärsmässiga flöden för kommunens inköp och avtal. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER I rollen som e-handelskoordinator kommer du tillsammans med systemförvaltaren ansvara för e-handeln i kommunen. Du kommer arbeta nära kommunens samtliga verksamheter och bidra till bättre inköps- och avtalsuppföljning tillsammans med vår avtalscontroller och upphandlarna. Du kommer ansvara för bland annat följande: E-handel och systemadministration • Ansvara för drift, administration och utveckling av e-handelssystemet • Ansluta leverantörer och säkerställa korrekt avtals- och sortimentinformation • Administrera användare, behörigheter, leveransadresser och attestflöden • sätta upp och underhålla ordermatchning och fakturaflöden • Ta fram och utveckla rapporter i systemet • Övervaka e-handels och fakturaflödet samt hantera avvikelser och felsökning • Bidra med underlag i upphandlingar för att integrera e-handel i tidiga skeden Support, utbildning och administration • Ge löpande support till användare i organisationen • ta fram och uppdatera utbildningsmaterial • Planera och genomföra utbildningar i systemet • informera om nya avtal, leverantörer och funktioner Inköpsuppföljning och analys • Ta fram statistik och analyser över organisationens inköp • Identifiera inköpsmönster, avvikelser och förbättringsområden • Följa upp besparingsmöjligheter och avtalsefterlevnad • Stödja verksamheter i att genomföra inköp enligt avtal • Ge råd kring leverantörer och avtal • Arbeta strategiskt med inköpsstyrning i samverkan med berörda funktioner KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har: • Relevant eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, inköp eller motsvarande • Flerårig erfarenhet av arbete i e-handelssystem inom offentlig sektor • Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift • Förmåga att arbeta strukturerat, driva flera processer parallellt och bygga relationer • Erfarenhet av att analysera inköpsdata och identifiera avvikelser • God förståelse för inköpsprocesser och avtalsefterlevnad Det är meriterande om du har: • Erfarenhet av e-handelssystemet Proceedo • Kunskap om lagen om offentlig upphandling • Erfarenhet av spendanalys och uppföljning av avtal • Erfarenhet av strategisk inköpsstyrning För att lyckas hos oss är samarbetsförmåga och ett prestigelöst arbetssätt avgörande. I urvalet väger personlig lämplighet tungt och vi värdesätter särskilt förmågan att arbeta effektivt tillsammans med andra. Roller kräver många kontakter, både inom och utanför organisationen. Som person är du serviceinriktad med god förståelse för verksamhetens behov. Du känner dig trygg i att arbeta självständigt och vet vilka frågor du ska ställa för att bäst stötta kommunens verksamheter. Vidare är du tydlig i din kommunikation och har förmågan att se helheten och tänka strategiskt kring vilka utbildningsinsatser som behövs för att stärka kompetensen ute i verksamheterna. Låter det intressant? Varmt välkommen att söka jobbet. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: 6 månader eller längre. Ängelholms kommun ska vara en organisation där medarbetarna trivs, utvecklas och vill stanna kvar. Vi strävar efter att erbjuda heltid för ökad jämställdhet och attraktiva arbeten. För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och kunna kommunicera snabbt och enkelt med dig som sökande, ber vi dig ansöka via länk i annonsen. I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Vi har inför denna rekrytering tagit ställning till vilka rekryteringskanaler vi önskar använda. Därför undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.