Arbetsbeskrivning

Vill du förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du göra en viktig skillnad och bidra till att göra Linköping till en bättre plats. Välkommen till oss!

Dina arbetsuppgifter

Som ärendesamordnare utgör du, tillsammans med dina kollegor, navet i kommunens ärendeberedningsprocess och är med från ett ärendes början tills dess att det arkiveras. Du arbetar med att hantera post, bevaka funktionsbrevlådor, registrera inkomna och upprättade handlingar, sekretesspröva, lämna ut och svara på frågor om allmänna handlingar samt arkivering. I ditt uppdrag ingår också att tillsammans med kollegorna leda kommunens registratorsnätverk. 

Du kvalitetsgranskar, utbildar och stöttar handläggare i ärendeberedning och informationshantering samt vägleder i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem. Du samordnar och sköter administrationen kring kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt är sekreterare i beredningar och utskott till dessa organ. I rollen som ärendesamordnare deltar du även i arbetet med att utveckla och digitalisera såväl den centrala administrationen som den kommunövergripande diarieföringsprocessen. I tjänsten ingår även arbete med att förbereda och genomföra val, vilket intensifieras valår.

Din arbetsplats

Kommunkansliet är en del av kommunledningsförvaltningens planeringsstab och har ansvar för kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och valnämndens ärendeberedning och sammanträden. Vi samordnar och leder ärendeberdnings- och registreringsprocesseserna i hela kommunen. Vi ansvarar för kommunledningsförvaltningens registratur och arkiv. Det innebär att kommunkansliet arbetar för att beslut ska fattas i demokratisk och rättssäker ordning, att val kan genomföras samt att offentlighet och insyn upprätthålls i kommunens verksamhet. Enheten består av ärendesamordnare och kommunsekreterare som leds av kanslichefen. Vi sitter i stadshuset i centrala Linköping. 

Du som söker

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom registratur, arkivering eller informationshantering, alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet inom relevant område, enligt arbetsgivarens bedömning. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av liknande arbete i offentlig verksamhet, arbete med offentlighet och sekretess samt diarieföring. Har du tidigare erfarenhet av valadministration samt erfarenhet av något dokument- och ärendehanteringssystem är detta meriterande. Då arbetet som ärendesamordnare innebär många kontakter både externt och internt är det krav på goda kunskaper i svenska i både tal och skrift. Eftersom arbetsuppgifterna kräver god datorkunskap är det ett krav, har du tidigare erfarenhet av arbete i Google Workspace är detta meriterande.

I din roll som ärendesamordnare förväntas du ta eget ansvar för ditt arbete och driva dina processer vidare. Vi ser att du som söker är noggrann och lägger ner stor vikt vid att ditt utförda arbete håller hög kvalitet. Du är lugn och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse och förmåga att hjälpa andra och bidrar till att leverera lösningar. Du tillför entusiasm och lust i arbetet och du påverkar såväl diskussionens inriktning som andra personers motivation. Som person ser du helheten och förstår hur din roll som ärendesamordnare påverkar den kommunala verksamheten.

I denna rekrytering kan vi komma att använda tester som en del i bedömningen. Varmt välkommen med din ansökan!

Övrig information

När du söker en tjänst i Linköpings kommun registrerar du din ansökan genom inloggning via e-legitimation (såsom BankID eller FrejaID) istället för e-postadress. Saknar du e-legitimation? Vänligen kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper de dig att registrera din ansökan.

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidare

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr:  %PROJECT_ID%]

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev