Arbetsbeskrivning

Är du redo för en större uppgift? Polismyndigheten är Sveriges största myndighet med ca 40 700 medarbetare över hela landet. Hos oss får du möjlighet att bidra till Polisens uppdrag – att öka tryggheten och minska brottsligheten i samhället.

Vi söker nu registratorer till Serviceavdelningen med placering vid Utlämnandeärenden & informationstjänster i Linköping. Hos oss kommer du tillsammans med engagerade och trevliga kollegor att utvecklas och få erfarenheter för livet.

Om arbetsplatsen

Registraturens huvudsakliga verksamhet består bland annat av att ta emot, diarieföra, arkivera och förvalta polisens handlingar. I uppdraget ingår även att utveckla informationshanteringen inom polisen. Registratorerna står för verksamhetens specialistkompetens inom mottagning och diarieföring av inkomna och upprättade handlingar. Vissa arbetsuppgifter är mycket nära den polisiära verksamheten och andra fokuserar på utveckling tillsammans med övriga verksamheter inom myndigheten.

Arbetsuppgifter

Som registrator ingår du i Polismyndighetens nav för att diarieföra, bedöma, komplettera och fördela ärenden. Som registrator är du ett viktigt verksamhetsstöd i Polismyndighetens hantering av allmänna handlingar. Du ansvarar för att upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring och är van vid digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem. Uppdraget innebär att du kommer att ha muntliga och skriftliga kontakter såväl med allmänheten som internt i myndigheten. I rollen förväntas du tillsammans med övriga medarbetare ständigt kvalitetssäkra och förbättra diarieföringen av allmänna handlingar, samt med hjälp av din pedagogiska förmåga informera och stötta medarbetare i diarieföring. Du handlägger vissa ärenden med utlämnande av allmänna handlingar samt uppgift om personuppgiftsbehandlingar. Även andra arbetsuppgifter kopplade till sektionens uppdrag kan ingå i dina arbetsuppgifter.

Resor i arbetet förekommer.

Dina arbetsuppgifter består delvis av att:

· delta i postöppning

· fördela inkommande post och e-post

· diarieföring i polisens digitala ärende- och dokumenthanteringssystem

· söka fram ärenden till medarbetare inom Polismyndigheten

· stödja medarbetare internt med din kompetens

· i arbetet ingår även att ge service till allmänheten bland annat via telefon, e-post, post eller personligt möte

· viss handläggning av utlämnande av allmänna handlingar samt uppgift om personuppgiftsbehandling

· tillsammans med övriga medarbetare ständigt kvalitetssäkra och förbättra diarieföringen av allmänna handlingar

· informera och utbilda medarbetare i diarieföring och hantering av allmänna handlingar

Kvalifikationer

Detta är en möjlighet för dig som har:

· gymnasieexamen eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant

· för området relevant utbildning som exempelvis registratorsutbildning alternativt minst ett års förvärvade arbetslivserfarenheter i närtid som arbetsgivaren bedömer relevant

· mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift

· god förmåga att uttrycka dig på engelska i tal och skrift

· mycket god erfarenhet av IT-baserade ärende- och dokumenthanteringssystem

· svenskt medborgarskap

Vi ser det som meriterande om du utöver ovan även har:

· erfarenhet av liknande arbete inom offentlig förvaltning i närtid som arbetsgivaren bedömer relevant, med fördel inom Polismyndigheten

· god vana av att arbeta i Officepaketet

· utbildning om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registratorsfunktionens ansvarsområden eller motsvarande arbetslivserfarenhet i närtid som arbetsgivaren bedömer relevant

· erfarenhet av att arbeta med kvalitetssäkring av information

· erfarenhet av att hålla i utbildning

· erfarenhet av polisiära system som är relevanta för arbetsuppgifterna

· B-körkort

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen som registrator, i en arbetsmiljö som periodvis har hög arbetsbelastning, krävs att du har ett strukturerat arbetssätt, har förmågan att prioritera, är noggrann samt har en känsla för service. Du behöver kunna arbeta självständigt och ha en god samarbetsförmåga. Du är tydlig i ditt budskap och har en god pedagogisk och kommunikativ förmåga. Vidare förväntas du på egna initiativ inom givna ramar lösa de frågor som dyker upp och vi ser därför att du är lösningsorienterad.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Övrig information:

Anställningsbenämning: Handläggare

Anställningsform: Tillsvidare med 6 månaders provanställning

Arbetsort: Linköping

Arbetstid: Flextid

Tillträde: Så snart som möjligt, enligt överenskommelse

Funktion: Registrator

Ansökan sker via arbetsgivarens hemsida. Följ instruktionerna i annonsen för att skicka in din ansökan.

Vänligen notera att krav och eventuella meriter ska vara uppfyllda vid ansökningstillfället.

De uppgifter du lämnar i samband med din ansökan kan användas för att kontakta dig, få information och kallelser samt eventuella anställningshandlingar.

Urvalstest kan förekomma inom ramen för rekryteringen.

Har du skyddade personuppgifter, referenser eller liknande information som du själv bedömer som skyddsvärd rekommenderar vi att du kontaktar ansvarig HR-konsult innan du går vidare med din ansökan.

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan beslut om anställning fattas. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. Läs mer om krigsplacering och säkerhetsprövning under https://polisen.se/krigsplacering och https://polisen.se/sakerhetsprovning

Polismyndigheten kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med reglerna i EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och annan tillämplig dataskyddsreglering. Läs mer om vår hantering av personuppgifter på https://polisen.se/personuppgifter/rekrytering

Din ansökan är en allmän handling enligt offentlighetsprincipen.

Läs gärna mer om polisen och vår verksamhet på www.polisen.se

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi undanber oss samtal och mejl från dig som vill sälja annons- och rekryteringstjänster.