Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta i en varierad roll där juridik möter administration och service? Vi söker nu en strukturerad och lösningsorienterad Office Coordinator/Legal Assistant för vår kunds verksamhet i Sverige. Period: Konsultuppdrag, 1 år med möjlighet till förlängning. Placering: Centrala Stockholm, arbetet utförs på plats. Omfattning: 50%-100%

Om tjänsten

Rollen har ett dubbelt syfte: att stötta kundens legala avdelning med juridisk administration samt att ansvara för, och utveckla den dagliga kontorsadministrationen. Du blir en central funktion i organisationen med många kontaktytor – både internt och externt.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

Kontor & administration • Reception - vara ansiktet utåt för kundens besökare • Praktisk förvaltning av lokaler, inklusive: - Städning och underhåll samt kontakt med leverantörer och städföretag - Organisering av kök och inköp av förbrukningsmaterial - Övergripande ansvar för lokaler, larm, fastighetstjänster och teknisk utrustning • Ansvar för leverantörsrelationer, inklusive avtal och uppföljning • Förbereda och arrangera mötesrum vid behov • Planering av resor, event och interna/externa aktiviteter • Produktion av dokument, presentationer samt uppbyggnad av informationsdatabaser • Driva utveckling av administrativa processer, med fokus på digitalisering och effektivisering Juridik & klientadministration • Assistera teamet med klientadministration • Dokumenthantering och arkivering • Registrering och inlämning av handlingar • Administrativt stöd i klientärenden • Mötesadministration • Stöd vid onboarding av klienter • Compliance-stöd • Arbeta för effektiva processer med hög grad av digitalisering

Vem är du?

Vi söker dig som: • Är lösningsorienterad och proaktiv • Har en hög känsla för service och ett starkt kundfokus • Är strukturerad och noggrann • Har en positiv inställning och hög samarbetsförmåga • Agerar i linje med företagets värderingar

Om verksamheten

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan!