Arbetsbeskrivning

Trivs du i en roll där du får vara med och skapa struktur i vardagen och bidra till att verksamheten fungerar smidigt? Vill du arbeta i en miljö med många kontaktytor där ditt arbete verkligen gör skillnad? Då är du varmt välkommen att söka tjänsten som skolintendent hos oss på Vilans skola och Sickla rektorsområde! Ditt uppdrag Som skolintendent på Vilans skola och inom Sickla rektorsområde har du en varierande roll med ansvarar för elevadministration, personal- och löneadministration, fastighet- och lokalfrågor, samt samordning av skolans två vaktmästare. Du finns på plats på skolan och är ett viktigt administrativt stöd till biträdande rektor. Du ger service till elever, medarbetare, vårdnadshavare och externa kontakter, vilket bidrar till att verksamheten fungerar smidigt. Du är den som möter elever, vårdnadshavare och besökare på expeditionen eller via telefon. Du hanterar många parallella kontakter via mejl och telefon och samarbetar nära skolans ledningsgrupp, vaktmästarna och vikariesamordnaren. Rollen innebär även ett viktigt ansvar inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Du är kontaktperson gentemot skolans hyresvärd, fastighetsförvaltare och städbolag, deltar i möten och säkerställer att information förs vidare till rätt person. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Att vara administrativt stöd i olika processer till Vilans skola främst under förmiddagarna. Ansvar för dokument- och betygshantering inklusive arkivering, betyg och övriga handlingar Hantering av elevadministration såsom skolval, placeringar, in- och utskrivningar, fritidsansökningar, ändringar i elevsystem och SCB-rapportering Informationsutskick via mejl till elever, medarbetare, vårdnadshavare, ledningsgrupp och externa kontakter Personal- och löneadministration, inklusive anställningsavtal, ledigheter samt samordning av bemanning tillsammans med vikariesamordnare Viss fakturering, inköp och beställningar Ta emot och hantera fakturor för vår fyra förskolor så att biträdande rektor kan attestera IT-ansvar inom rektorsområdet, exempelvis vid leverantörsbyte eller vid större fastighets- och IT-relaterade förändringar Samordningsansvar för två vaktmästare vilket innebär koordinering av arbetsuppgifter, uppföljning av ärenden och säkerställande av att inget faller mellan stolarna Övergripande ansvar för rektorsområdets åtta fastigheter, inklusive fastighetsfrågor, planering av brandskydd, skyddsronder och arbetsmiljö enligt årshjul. Din erfarenhet För denna tjänst krävs att du har: eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, fastighetsförvaltning eller annan relevant utbildning som arbetsgivare bedömer likvärdig erfarenhet av personaladministration erfarenhet och god kunskap av fastighetsrelaterat arbete samt systematiskt arbetsmiljöarbete mycket goda IT-kunskaper och vana vid att arbeta i olika system kunskap om fastighetsrelaterade frågor, exempelvis drift, service, beställningar eller lokalfrågor goda kunskaper i Office-paketet god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du även har: erfarenhet av samordning, arbetsledning eller att koordinera uppgifter för andra erfarenhet av administrativt arbete inom skola, kommun eller annan offentlig verksamhet erfarenhet av skoladministrativa system. Är det här du? Vi söker dig som är trygg i din roll, självgående och van att fatta beslut. Du tar ansvar, driver frågor framåt och kliver gärna in där det behövs. Du trivs med att samarbeta och har lätt för att skapa goda relationer med både elever, kollegor, vårdnadshavare och externa kontakter och ger alltid ett serviceinriktad och professionellt bemötande. Du är flexibel och kan anpassa dig till förändrade förutsättningar samtidigt som du prioritera och agerar när situationen kräver det. Vidare har du god kommunikationsförmåga och uttrycker dig tydligt och väl både i tal och skrift.  För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad och kunna skapa ordning i en händelserik miljö. Du har också en god helhetssyn och förmåga att se både detaljer och övergripande behov i verksamheten och hur den hänger ihop. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Vi erbjuder På Vilans skola blir du en del av en trygg och trivsam F–6 verksamhet där både elever och personal känner varandra och där gemenskapen är en av våra största styrkor. Skolan är vackert belägen i Sickla vid Danviken, med goda kommunikationer via både buss och pendelbåt. Vi tillhör Sickla rektorsområde som växer och utvecklas, med flera nya och välfungerande fastigheter, moderna arbetsverktyg och tydliga gemensamma arbetssätt. Hos oss arbetar stolta medarbetare som tillsammans skapar en trygg miljö med goda resultat och nöjda vårdnadshavare. Vi sätter mål, följer upp och arbetar strategiskt för att ge eleverna bästa möjliga förutsättningar.Läs mer om oss här. Som skolintendent blir du en del av ett nyfiket, engagerat och hjälpsamt team som gärna delar erfarenheter, stöttar varandra och samarbetar för att få verksamheten att fungera på bästa sätt. Här får du arbeta i en verksamhet där du både gör skillnad varje dag och har möjligheten att utvecklas i din roll.   Vi erbjuder god tillgång till parkering samt en god pedagogisk lunch till subventionerat pris. Som anställd i Nacka kommun har du bland annat tillgång till förmåner som friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år, köp av SL-kort via nettolöneavdrag och en mångsidig intern stödfunktion. Intresserad? Vi rekryterar utan personligt brev och bedömer ansökan utifrån CV och dina svar på frågor som du får besvara i samband med ansökan. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem. Välkommen med din ansökan senast 2026-04-12! Bakgrundskontroll kan komma att tillämpas.  Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver tas i anspråk för intern omplacering. Besök gärna Nackas kommunala skolor och förskolors karriärsida här. Nacka är en av Sveriges mest attraktiva och välrenommerade kommuner. Med fokus på mål, resultat, hållbart medarbetarengagemang och ständig utveckling strävar Nacka efter att bli bäst på att vara kommun. Nacka kommun är arbetsgivaren för dig som med stor frihet förnyar och gör skillnad.