Arbetsbeskrivning

Välkommen till kommunledningsförvaltningen – där vi formar framtidens Haparanda! Vårt uppdrag är att driva viktiga frågor inom demokrati, HR, kommunikation, samhälls- och näringslivsutveckling samt ekologisk och social hållbarhet. Hos oss arbetar vi med att skapa en dynamisk och hållbar kommun där alla kan trivas och utvecklas.  Kanslienheten på kommunledningsförvaltningen är en central stödfunktion för kommunens verksamheter. Här arbetar tio medarbetare med bland annat nämndadministration, registratur, kommunikation, överförmyndarverksamhet, fordonssamordning samt reception och växel. Tillsammans skapar vi struktur och kvalitet i organisationen och möter invånare och kollegor med god service, professionalism och arbetsglädje. Vi söker nu en nämndsekreterare/registrator som vill bli bli en viktig del i kommunens nämndadministration och dokumenthantering. I rollen arbetar du nära både förtroendevalda och tjänstepersoner och bidrar till att säkerställa effektiva och rättssäkra processer.  Dina arbetsuppgifter Som nämndsekreterare arbetar du med administration och samordning av politiska nämndsammanträden. Du ansvarar för beredningar, kallelser, sammanträdeshandlingar och protokoll samt bidrar till att kvalitetssäkra beslutsunderlag. I rollen ger du stöd och rådgivning till handläggare och chefer och kan även hålla utbildningsinsatser inom nämndadministration. Du driver och deltar i utvecklingsarbete kopplat till nämndadministrativa processer och samarbetar nära den politiska ledningen. I uppdraget har du många kontaktytor inom organisationen och arbetar nära både tjänstepersoner och förtroendevalda. Du ingår i ett team tillsammans med kollegorna på kansliet. Du har huvudansvar för nämndadministrationen för en av kommunens nämnder men kan vid behov även stötta i andra nämnder. I uppdraget ingår också att bidra i kommunens arbete med de allmänna valen. I rollen som registrator ansvarar du för den löpande registraturen, vilket innebär att ta emot och hantera inkommande och utgående handlingar, registrera ärenden i dokument- och ärendehanteringssystemet Ciceron samt samordna utlämnande av allmänna handlingar. Du är även arkivhandläggare och ansvarar för ordning i närarkiv samt leveranser till centralarkivet. Tillsammans med kollegor bidrar du till att utveckla gemensamma rutiner för registratur och dokumenthantering i kommunen och har en stödjande roll i frågor som rör kommunens ärende- och dokumenthantering. Din profil Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att arbeta självständigt men också i samverkan med andra. Du har god administrativ förmåga samt levererar hög kvalité och service i ditt arbete. Du är noggrann och har ett strukturerat arbetssätt samt är van vid att vara flexibel och hantera flera arbetsuppgifter på en gång. God förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift är mycket viktigt i den här tjänsten.  För att trivas i rollen är du strukturerad, noggrann och lösningsorienterad. Du har en god förmåga att planera, prioritera och bidra med förbättringsförslag. Eftersom vi arbetar nära varandra – tjänstepersoner och politiker – söker vi dig som är relationsskapande och trivs i samarbeten. Kvalifikationer Vi söker dig med relevant akademisk utbildning, gärna med inriktning mot statsvetenskap, offentlig förvaltning, arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet och förståelse för hur en politiskt styrd organisation fungerar.  Juridisk utbildning och/eller erfarenhet av kommunal juridik är meriterande, liksom tidigare erfarenhet som nämndsekreterare eller registrator.  • Goda kunskaper i MS Office • God förmåga att kommunivera på svenska i tal och skrift är mycket viktigt i den här tjänsten   Välkommen till oss på kansliet!