Arbetsbeskrivning

Är du i ett tidigt skede av din karriär, med några års erfarenhet inom service, och vill ta nästa steg i en professionell och varm miljö mitt i Stockholm?

Som Office Assistant på Wilton Row får du en central roll på kontoret och möjlighet att utvecklas vidare inom service, administration och värdskap.

I rollen som Office Assistant spelar du en central roll i att säkerställa att kontoret fungerar smidigt och att både medarbetare och besökare känner sig välkomna. Du arbetar nära Office Manager/Executive Assistant och har ett tätt samarbete i det dagliga arbetet, där ni tillsammans ansvarar för att kontoret håller högsta kvalitet och servicenivå.

Rollen innebär ett stort eget ansvar, samtidigt som du är en viktig del av teamet och bidrar till en välfungerande och professionell kontorsmiljö. Du är ett naturligt stöd i vardagen och fungerar som ett nav i kontakten mellan kollegor, besökare och externa parter.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Förbereda mötesrum inför möten och säkerställa att allt är på plats

• Ta emot och välkomna besökare med ett professionellt och vänligt bemötande

• Organisera och hämta lunch till möten och medarbetare (dagligen)

• Beställa matvaror, kontorsmaterial och Merch till kontoret

• Arrangera frukost och fika

• Hämta, sortera och skanna post samt boka budtjänster

• Ta emot och hantera leveranser och säkerställa att de når rätt person

• Se till att kontoret är rent, välordnat och fullt utrustat

• Assistera vid utskrifter och signering av dokument

Vi söker dig som är i början av din karriär, gärna med några års erfarenhet från servicebranschen – exempelvis hotell, restaurang, café, reception eller butik.

För att trivas i rollen tror vi att du:

• Har ett starkt service- och värdskapstänk

• Trivs i mötet med människor och är trygg i en social roll

• Är strukturerad, noggrann och lösningsorienterad

• Är proaktiv och ser vad som behöver göras – innan någon ber om det

• Har god social kompetens och kan läsa av olika mottagare

• Vågar fråga, ta initiativ och samarbeta nära kollegor

• Har ett skarpt öga för detaljer och gärna är lite åt det pedantiska hållet

Eftersom Wilton Row är ett Multi-family Office är sekretess, integritet och noggrannhet av högsta vikt.

Kvalifikationer

• Minst gymnasieexamen

• God datorvana

• Goda kunskaper inom Office 365

• Bekväm med enklare teknik (t.ex. skärmar och mötesutrustning)

• Mycket god svenska i tal och skrift

• God engelska – vardagsengelska räcker

• Meriterande med körkort

Wilton Row är ett Multi-family Office som grundades 2016 och består idag av ett team om 27 personer. Kontoret kännetecknas av professionalism, värme och höga ambitioner – alltid med fokus på service, kvalitet och långsiktighet. Wilton Row sitter i mycket fina och inbjudande lokaler centralt i Stockholm, och arbetet sker från kontoret.

Här möts du av en arbetsplats med mycket glädje i vardagen. Miljön är både professionell och trivsam, kollegorna är sociala, öppna och lätta att samarbeta med. Du får möjlighet att utvecklas och lära dig mycket inom service och administration, i en miljö där kvalitet, engagemang och omtanke genomsyrar det dagliga arbetet.

I denna rekrytering samarbetar Wilton Row med Wise Admin.

Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.

Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.

Varmt välkommen med din ansökan!