Arbetsbeskrivning

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor. Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet. Vi erbjuder Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss. Arbetsuppgifter och ansvarsområden Detta vikariat innehåller flera olika arbetsuppgifter och ansvarsområden: - Hjälpa till med planering och genomförande av mottagandet av alla internationella studenter till Lunds universitet, genom Arrival Day och Orientation Weeks. - Hjälpa till att bemanna Studentreceptionen / International Desk, samt besvara frågor även via telefon och mail. Frågorna är av mycket varierande slag och kan vara mer allmänna, som till exempel frågor om studentlivet och hur man finner sig till rätta och hittar rätt hjälp som svensk eller internationell student i Lund, eller mer detaljerade som frågor kring universitetets utbildningsutbud och regelverk. - Handlägga ansökningar om Erasmus-stipendier. - I arbetsuppgifterna ingår också att avlasta kollegor med olika administrativa arbetsuppgifter. Observera att det under perioder förekommer arbete under helger och kvällar. Kvalifikationer för tjänsten Arrival Day och Orientation Weeks Arrival Day och Orientation Weeks genomförs i augusti och januari, innan den ordinarie terminsstarten. För att trivas med jobbet behöver du tycka om att arbeta i en miljö där många oväntade frågor och situationer kan dyka upp och där du snabbt behöver kunna improvisera, men ändå förankra dina beslut med kollegor. Arbetet är fysiskt krävande, med en del tunga lyft. Du måste vara bra på att planera ditt arbete i samarbete med andra kollegor och kunna kommunicera tydligt både på svenska och engelska. Du behöver vara idérik och ändå kunna arbeta effektivt under perioder av hög arbetsbelastning, och i samband med Arrival och Orientation kunna arbeta även vissa kvällar och helger. Du behöver tycka om att arbeta utåtriktat och med en positiv attityd kunna möta studenter från hela världen. Du måste vara på plats under vardagar och vissa helger, från och med 10 augusti till och med 6 september, vilket påverkar när du kan förlägga din semester. Läs mer om Arrival Day och Orientation Weeks https://www.lunduniversity.lu.se/student-life/before-you-arrive/your-arrival-lund Studentreceptionen /International Desk Arbetet i Studentreceptionen / International Desk ställer krav på att man är väl insatt i Lunds universitetets organisation för att veta var olika frågor hanteras, och snabbt kan lösa oväntade problem. Man behöver vara en problemlösare som tycker om att ge god service. Vidare krävs att man har god förståelse och öppenhet för andra kulturer. Eftersom tjänsten är mycket utåtriktad och innefattar många kontakter med studenter, kollegor och allmänhet lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har initiativförmåga, ordningssinne och stresstålighet. Det är viktigt att du är lösningsorienterad, trivs med att arbeta både enskilt och i grupp, samt har en professionell och positiv framtoning. Det är också viktigt att du kan uttrycka dig vänligt, korrekt och myndighetsmässigt på såväl svenska som engelska, både muntligt och skriftligt. Som anställd representerar du myndigheten Lunds universitet, och frågorna kan komma från hela världen. Läs mer om servicen vi erbjuder via Studentreceptionen / International Desk https://www.lu.se/studera/livet-som-student/service-och-stod/studentreceptionen-international-desk Handläggning av Erasmusstipendier Som stipendiehandläggare behöver du vara noggrann och metodisk, samt ha lätt för att följa regelverk som någon annan satt upp. Du behöver också ha en god kommunikativ förmåga så att du kan göra reglerna lättbegripliga för andra. Läs mer om Erasmusstipendier https://www.lu.se/student/internationella-mojligheter/stipendier-studier-och-praktik-utomlands/erasmus-stipendier. Övriga förekommande administrativa uppgifter Du kan bli ombedd att hoppa in och avlasta andra kollegor under perioder då de har hög arbetsbelastning. För att klara detta behöver du vara prestigelös, nyfiken och ha lätt för att sätta dig in i nya arbetsuppgifter. Krav för anställningen är: - Mycket god kännedom om Lunds universitet samt dess organisation - Bred relevant akademisk utbildning - Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska, för att kunna kommunicera tydligt både i tal och i skrift - Stor servicekänsla och social kompetens vid kontakt med studenter, allmänhet och kollegor, så att man ger ett trevligt bemötande även under tidsbrist - Stor interkulturell kompetens - God förmåga att sätta sig in i och efterleva lagar och regler - Stor datorvana och förmåga att lätt lära sig arbeta i digitala system - God förmåga att kunna arbeta självständigt, men också ha lätt för att samarbeta med andra  - Stor flexibilitet då man med kort varsel kan behöva sätta sig in i nya arbetsuppgifter för att kunna avlasta andra kollegor Meriterande för anställningen är: - Tidigare arbete vid Lunds universitet  - Tidigare engagemang i studentnation eller studentkår vid Lunds universitet - Tidigare engagemang som mentorprogramansvarig eller internationell mentor för inkommande studenter till Lunds universitet - Tidigare erfarenhet av arbete vid Arrival Day vid Lunds universitet - Internationell erfarenhet via Lunds universitet, exempelvis genom terminsutbyte eller praktik utomlands. - Erfarenhet av myndighetsutövning från Lunds universitet eller annan svensk statlig myndighet - Erfarenhet av relevant administrativt samt servicerelaterat arbete Övrigt Anställningen är en tidsbegränsad anställning under perioden 2026-05-01 tom 2027-09-15 eller enligt överenskommelse. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.