Arbetsbeskrivning

Nu söker vi för ett konsultuppdrag en chefsassistent till Stadsbgygnadsdirektören för en kommun södra Stockholm. - Omfattning: Deltid 50% - Start: 23e mars - Längd: 6 månader, eventuellt längre. Du blir anställd av Poolia men jobbar ute hos vår kund. Fördelning av halvtiden efter överenskommelse med beställande kund. Om tjänsten Som assistent blir du stadsbyggnadsdirektören förlängda arm. Du får direktörens vardag att fungera genom att stötta med administrativa uppgifter och vara kontaktperson både internt och externt. Dina arbetsuppgifter i huvudsak • Administration kring t.ex. avtal, delegationsbeslut och attestordning • Stöttning kring registrering och arkivering • Stötta i beställning av olika typer av administrativa system • E-posthantering och mötesbokningar • Stötta i IT-relaterade administrativa frågor samt on-boarding och off-boarding • Förbereda inför, delta och skriva minnesanteckningar vid ledningsgruppsmöten • Skriva minnesanteckningar och protokoll vid andra möten • Självständigt arrangera konferenser och event • Stötta med övrig förvaltningsövergripande administration såsom administration av utbildningar, kontera fakturor och olika typer av beställningar Det är ofta ett högt tryck och därför vill vi att du har ett gott öga för vad som är viktigt/brådskande och kan avgöra vad som kan vänta. Vem är du? För att vara aktuell för rollen så behöver du uppfylla nedan kriterier: - Vi söker dig som är trygg och kan ta eget ansvar samt arbeta självständigt med förmåga att prioritera och strukturera ditt arbete. - Du är serviceinriktad, prestigelös, flexibel, noggrann, har gott omdöme och en positiv inställning. - Vi tror du har några års erfarenhet från arbete i kommunal verksamhet med liknande uppgifter. - Du behärskar svenska väl i både tal och skrift. - Du är duktig på att skapa struktur och gillar att förbättra och förenkla befintliga arbetssätt och rutiner. Du kommer att ha många kontaktytor, både externt och internt, och anpassar din kommunikation utifrån situationen. Om verksamheten Låter detta som ett passande uppdrag för dig? Ja då söker du tjänsten via länken i annonsen. Observera mycket kort svarstid! Välkommen!