Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta med ordning, struktur och helhet i en värderingsstyrd organisation? Som förvaltningsadministratör i Nordmarkens pastorat får du en bred och meningsfull roll där du både stödjer den förtroendevalda organisationen och ansvarar för viktiga delar av vår administrativa samordning och informationshantering. Om rollen Du blir en central del av det team på fyra personer som hanterar pastoratets administration. Du är sekreterare åt den förtroendevalda organisationen och bidrar till att det demokratiska arbetet sker korrekt, effektivt och med god ordning. Du arbetar nära kyrkoherde, ordförande, övriga administratörer, och fungerar som stöd både för förtroendevalda och medarbetare. Huvudsakliga arbetsuppgifter Sekreterare åt den förtroendevalda organisationen Du ansvarar för att möten med beredningar, arbetsutskott, kyrkoråd och kyrkofullmäktige fungerar väl. Det innebär att: - förbereda kallelser, dagordningar och beslutsunderlag - delta vid möten och föra protokoll - diarieföra ärenden och säkerställa att beslutsprocessen följer gällande regler - vara ett stöd till ordförande och vägleda i frågor som rör Kyrkoordningen och andra relevanta regelverk. Här finns utbildningsstöd att få. Bland uppgifterna ingår också att hålla våra register uppdaterade. Arkiv och diarieföring Du har ett övergripande ansvar för pastoratets arkiv och diarieföring. Som arkivansvarig säkerställer du att arkivbeskrivningen följs och att arkivet hanteras enligt stiftets anvisningar. Som ansvarig för diariet vägleder du och ser själv till att handlingar hålls tillgängliga och i god ordning. It- och telefoniansvar Den administrativa gruppen har också ansvar för att vara pastoratets kontaktperson gentemot stiftet i frågor som rör IT och telefoni (KIT). Du bevakar information och uppdateringar från stiftet och ser till att relevant information når rätt personer i organisationen. Pastoratet har praktiskt IT-stöd via extern leverantör, så uppdraget handlar inte om teknisk support utan om att samordna, informera och säkerställa att våra rutiner fungerar väl. I rollen erbjuds du delta i nätverksträffar. Din bakgrund Vi söker dig som har: - akademisk utbildning inom samhällsvetenskap eller utbildning/erfarenhet som bedöms likvärdig - erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig eller politiskt styrd organisation, gärna som nämnd- eller förvaltningssekreterare. - god kunskap om hur ett ärende hanteras i offentlig verksamhet - mycket god förmåga att uttrycka dig i skrift Det är meriterande om du har erfarenhet av diarieföring, arkivarbete eller registerhantering, liksom om du är bekant med Svenska kyrkans organisation. Personliga egenskaper Du trivs i en roll där du får hålla ordning och skapa struktur – men också där dagarna kan förändras snabbt. Vi söker dig som är: - noggrann, systematisk och ansvarsfull - självständig och drivande och samtidigt har en god samarbetsförmåga - trygg och tydlig i din kommunikation - serviceinriktad och trygg, flexibel i mötet med andra men med förmåga att stå fast vid givna rutiner och beslut när det behövs. Om oss Du blir en del av ett mindre men engagerat administrativt team på fyra personer, där vi stöttar varandra och där arbetsuppgifterna ibland kan växla mellan oss. Vi har nära kontakt med både anställda, förtroendevalda och församlingsbor, vilket gör arbetet både omväxlande och meningsfullt. Vi förutsätter att du delar och respekterar Svenska kyrkans värdegrund.