Arbetsbeskrivning

Vill du ha en central och viktig roll i den kommunala beslutsprocessen?

Vi söker nu en ny kommunsekreterare till vårt team!

Du är en del av ledningskontorets kansli och arbetar i ett team med fyra kommunsekreterare. Teamet har ett flexibelt arbetssätt och löser gruppens uppgifter utifrån våra gemensamma prioriteringar. Kansliet ansvarar för sekreterarskap bland annat i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen med utskott, förvaltningsbolag, koncernledningsgrupp, beredningar och styrgrupper. Vi har även huvudansvaret för kommunkoncernens dokument- och ärendehanteringssystem, diarium, arkiv och administrativt stöd till kommunalråd och kommundirektör. Kansliet ansvarar också för administrationen av de allmänna valen.

Du ansvarar för att sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelsens utskott och andra politiska organ genomförs enligt gällande lagstiftning och styrdokument.

I dina arbetsuppgifter ingår att:

• Förbereda, samordna och följa upp ärenden till de politiska organ som du ansvarar för.
• Ansvara för hela sammanträdesadministrationen med protokollföring, dokumenthantering och diarieföring kopplat till dina organ.
• Säkerställa att beslutsprocesser följer gällande lagstiftning.
• Vara en av systemadministratörerna i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Evolution.
• Ge support till chefer och handläggare i dokument- och ärendehanteringssystemet.
• Bidra till utvecklingen av administrativa rutiner och arbetssätt.
• Ansvara för kommunens förtroendemannasystem där administrationen av våra politiker sker.

Andra uppgifter inom kansliets ansvarsområde kan också bli aktuella som till exempel hantering av inkommande post och olika samordnande uppdrag.

Du har en akademisk högskoleutbildning eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget. Erfarenhet av administrativt arbete och handläggning i kommun, region eller inom statlig myndighet är meriterande.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du är strukturerad och kvalitetsmedveten. Du har en god språklig analytisk förmåga, är serviceinriktad, självgående och tar stort ansvar för att lösa dina uppgifter. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du är van att arbeta mot deadlines och självständigt sätta upp och hålla tidsramar, samtidigt som du samarbetar bra med andra. Du utmanar också invanda arbetssätt och söker nya kreativa lösningar.

Du behöver ha goda kunskaper i Officepaketet, en hög digital mognad och ett intresse av att utveckla digitala processer och arbeta med systemadministration.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Behöver du hjälp att hitta bostad försöker vi hjälpa dig med det. Inflyttarservice i Västerviks kommun hjälper till med tips, information och kontakter för arbete, bostad, skolor med mera. Inflyttarservice anordnar också återkommande träffar för nyinflyttade för att ge möjlighet att lära känna nya människor och en snabbare väg in i livet i Västervik. 

Om du är nyfiken på Västervik, besök den här länken! https://www.vastervik.com/flytta-till-vastervik/hittahem/

Läs mer om vad Västerviks kommun kan erbjuda dig som anställd hos oss www.vastervik.se/jobba-hos-oss

Vi håller löpande intervjuer under ansökningstiden, så skicka in din ansökan redan idag!