Arbetsbeskrivning

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en statlig myndighet i Norrköping. I den här rollen blir du en viktig del av verksamhetens första kontaktpunkt där du ansvarar för att ta emot och hantera inkommande ärenden via både telefon och e-post. Arbetet innebär att du arbetar i en first line-funktion där du registrerar, gör en första bedömning av och vid behov vidareförmedlar ärenden till rätt funktion eller specialist beroende på deras innehåll och komplexitet. Du kommer löpande att hantera olika typer av frågor och ärenden, exempelvis felanmälningar, fakturafrågor och förfrågningar kopplade till systemstöd. Rollen passar dig som trivs i en serviceinriktad och administrativ funktion där struktur, noggrannhet och ett professionellt bemötande är centralt. Tjänsten omfattar följande arbetsuppgifter: • Sköta administrativa rutiner • Planera och samordna • Arbeta utifrån fastlagda rutiner • Vara ett operativt stöd för verksamheten • Formulera brev, protokoll, dokumentation m.m • Hantera återkommande arbetsuppgifter (exempelvis kopiering, sortering och posthantering) • Hantera många kontakter med anställda och allmänhet • Göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram • Göra kalenderbokningar och mötesbokningar • Utföra reseplanering • Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ • Projektplanering och uppföljning av projekt • Skriva protokoll och andra dokument efter anvisningar om sakinnehåll Uppdragsperiod och omfattning: Tjänsten som administratör till statlig myndighet i Norrköping är ett konsultuppdrag på heltid med start så snart som möjligt efter avtalstecknande som beräknas bli 15 april. Uppdraget kan inte påbörjar efter registerkontroller är godkända (detta är ett säkerhetsklassat uppdrag). Uppdraget beräknas pågå till och med 2027-04-14. Därefter finns möjlighet att förlänga hela eller delar av avtalet upp till en förlängning av 12 månader. Totalt kan den totala avtalstiden bli 2 år. Uppdraget är på plats hos myndighetens lokaler i Norrköping, det finns finns möjlighet till hybridarbete enligt överenskommelse. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt •Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift. (Kommunikation sker i stor utsträckning på både svenska och engelska via såväl telefon som e-post). För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. Meriterande för tjänsten: • Erfarenhet av diarieföring • Erfarenhet av administrativt arbete inom sjöfartsbranschen • Erfarenhet och/eller god systemvana inom följande system: Public 360, Easit, Telia Ace, MSw Reportal Om dig Detta uppdrag kräver god serviceförmåga, strukturerat arbetssätt samt förmågan att hantera flera parallella ärenden i ett periodvis högt inflöde. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag är 2026-03-20, urval sker löpande. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Maja Nyström via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected] Välkommen med din ansökan!