Arbetsbeskrivning

Beskrivning Vill du vara med och göra skillnad i människors liv? Är du den som skapar hållbara scheman? Vi söker en administratör som vill vara en del av vår verksamhet för att bibehålla kvalitet och god service till våra boende, genom att skapa hållbara scheman åt sina kollegor. Kallebäcks boende är ett särskilt boende för personer under och över 65 år med omfattande omsorgsbehov med aktivt skadligt bruk av alkohol och/eller andra substanser. Många av de boende har beroendeproblematik i kombination med fysisk eller psykisk ohälsa och behöver olika nivåer av omsorgs- och omvårdnadsinsatser. Vårt arbete präglas av ett respektfullt och personcentrerat förhållningssätt. Vi söker en administratör till Kallebäcks boende för ett vikariat till och med 2026-12-31. I denna roll får du en viktig funktion i verksamheten, där du arbetar med schemaplanering och administrativa processer som skapar trygghet och stabilitet för både personal och boende. Arbetsuppgifter Som administratör är du ansvarig för att bemanningsplaneringen fungerar smidigt och att schemaläggningen möter verksamhetens behov. Du arbetar nära enhetschef, stödpedagoger och omsorgspersonal för att säkerställa att rätt kompetens finns på plats vid rätt tid. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat: - Schemaplanering och bemanning - Ansvar för att säkerställa att personalresurser används effektivt och i enlighet med verksamhetens behov. Vi arbetar i TimeCare och Personec. - Administrativt stöd - Bistå chefer och kollegor i olika administrativa frågor. - Inköp, avtal och fakturahantering - Lägga beställningar i Proceedo och hantera fakturor. - Dokumentation och uppföljning - Kvalitetssäkra och strukturera administrativa processer. - Digitalt arbete - Hantera Office-paketet och andra system kopplade till verksamheten. Vi söker dig som trivs i en strukturerad men föränderlig miljö, där du kan arbeta självständigt och samtidigt vara en del av ett team. Vår verksamhet är i en pågående utvecklingsprocess, vilket innebär att du behöver känna dig bekväm med förändringsarbete och ha en god förmåga att anpassa dig till nya rutiner och arbetssätt. Kvalifikationer Vi söker dig som har avslutad gymnasial utbildning gärna med administrativ inriktning eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig. Då arbetet innebär kommunikation med många olika aktörer behöver du behärska svenska i tal och skrift. En stor del i din arbetsdag innebär arbete i olika IT-system, därför behöver du ha goda IT-kunskaper. Då tjänsten är ett vikariat är det viktigt för oss att du kan sätta igång omgående. Därför behöver du ha arbetat med schemaplanering och TimeCare planering i minst ett år. Det är meriterande om du kan Personec då TimeCare och Personec är två systemen som går hand i hand. För att lägga beställningar kommer du att använda Proceedo, så kunskap om det systemet är meriterande. Det är meriterande om du har erfarenhet av och/eller kunskap inom personalområdet exempelvis kring arbetsmiljö, bemanningsplanering och arbetstid. Du kan ändra hur du jobbar när saker förändras. Du kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt och ser möjligheter i förändringar. Du har mod och förmåga att fatta egna beslut inom ramen för ditt uppdrag utan att vara beroende av andra. Du tar ansvar för dina uppgifter och driver arbetet framåt. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du ser till att arbetet slutförs i tid och följer upp resultatet. Du arbetar bra med andra genom att du lyssnar, visar intresse och respekt. Du förstår det gemensamma uppdraget och arbetar för att det ska bli så bra som möjligt. Du är trevlig och hjälpsam mot andra människor även i en stressig situation. Du visar respekt för alla du träffar på jobbet. Du är inbjudande och positiv. Du jobbar för att eleven/kunden/brukaren får vad den personen behöver. Övrigt Arbetet är förlagt dagtid, måndag-fredag 07.00-15.30. I verksamheten har du en administratör-kollega som du samverkar med.  I den här rekryteringsprocessen kommer vi inte be om personligt brev. Du kommer istället vid ansökningsförfarandet att få svara på ett antal frågor om din kompetens som är av vikt för tjänsten För att uppfylla kraven i GDPR samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller brev. Har du skyddade personuppgifter skall du INTE ansöka via systemet utan kontakta rekryterande chef för hantering av din ansökan. Göteborgs Stad är en av Sveriges största arbetsgivare. Vårt uppdrag är att skapa en bra vardag för Göteborgs invånare, besökare och företagare. Som medarbetare i staden har du en trygg anställning med många karriärvägar där du får möjlighet till intressanta och meningsfulla arbetsuppgifter. Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda, undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp. Om oss Socialförvaltningen Sydväst är en av fyra socialförvaltningar i Göteborgs Stad med runt 900 medarbetare. I stadsområdet Sydväst bor cirka 120 000 invånare och området stäcker sig från Billdal till Högsbohöjd och till södra skärgården. Förvaltningens uppdrag är att barn, unga och vuxna ska kunna leva ett tryggt och självständigt liv och att barn och unga har en rik fritid. Förvaltningen jobbar också för att stötta personer i hemlöshet till ett varaktigt boende. Genom samverkan med civilsamhälle, lokalt näringsliv och andra aktörer ska vi öka folkhälsan och tryggheten i området. I socialförvaltningen Sydväst vill vi ta tillvara på engagemanget hos alla medarbetare. Hos oss kan du påverka både ditt eget jobb och andras liv.