Arbetsbeskrivning

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 41 500 studenter och cirka 4 600 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur. Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas. Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/ Medicinska fakulteten är en av de största fakulteterna vid Umeå universitet och attraherar många studenter med ett omfattande utbud av utbildningar inom områdena medicin, tandvård, hälsa och vård. Vi erbjuder en väl utvecklad forskningsinfrastruktur och en inspirerande, dynamisk miljö med ledande forskning. Vår nära samverkan med de fyra regionerna i Norra sjukvårdsregionen ser vi som en stor ömsesidig tillgång för att utveckla forskning och utbildning och att säkra tillgången på vår framtids vårdpersonal. MIMS (The Laboratory for Molecular Infection Medicine Sweden) är den svenska noden för Nordic EMBL Partnership for Molecular Medicine. Vårt uppdrag är att främja forskningens spetskompetens inom infektionsmedicin och att utveckla karriärerna för nästa generations forskare inom detta område. Genom vårt partnerskap med European Molecular Biology Laboratories (EMBL) och ett starkt nätverk av nordiska partners kopplar vi svensk vetenskap till en expanderande familj av europeiska forskningscentra för molekylärmedicin. Vi söker en evenemangsadministratör för en tillsvidareanställning på deltid på 75%, till vårt managementteam. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde snarast möjligt enligt överenskommelse. Anställningen är placerad vid Institutionen för molekylärbiologi, Umeå Universitet.  Arbetsuppgifter Som evenemangsadministratör kommer du att arbeta med administrativa uppgifter för att organisera vetenskapliga workshops, konferenser, retreater och möten. Arbetet görs i nära samarbete med en projektsamordnare och en science manager.  Administrativa uppgifter: - Stöd för att organisera vetenskapliga evenemang och möten - Lokalbokning - Resebokningar (flyg, tåg, buss, taxi) - Beställning av catering - Schemaläggning - Kommunikation med resenärer eller deltagare - Arbeta med dokumentation av fakturor i samband med evenemang - Sammankoppla MIMS aktiviteter med avdelningens dedikerade administrativa tjänster - Hantering av ersättningsprocesser för kostnader - Uppdatering av webbplatser Andra administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma.  Kvalifikationer För anställningen krävs att du har: - Mer än ett års erfarenhet av eventplanering, inklusive internationella evenemang och arbete i en akademisk miljö - Mer än ett års erfarenhet av rese‑ och cateringsamordning. - Gedigen erfarenhet från servicebranschen. - Erfarenhet av att arbeta i administrativa system. - Med tanke på arbetsuppgifternas karaktär bör du vara en serviceinriktad person med mycket god kommunikations- och organisationsförmåga. - Utbildning på lägst gymnasienivå.  - Utmärkta kunskaper i både engelska och svenska i tal och skrift. Som person är du flexibel, initiativtagande, strukturerad och skapar en trevlig miljö runt dig. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Önskvärda kvalifikationer - Goda kunskaper inom O365, TimeEdit, Amex Neo, Raindance och Episerver. - Känner till Umeå och dess omgivningar. - Internationell erfarenhet. - Kunskap om Umeå universitets campus och dess lokaler. - Erfarenhet av att organisera forskningsaktiviteter. Som medarbetare hos oss bidrar du till att främja en inkluderande kultur och en positiv arbetsmiljö. Detta innebär att du kommunicerar effektivt utifrån olikheter, visar samarbetsvilja och har förmåga att samarbeta. Du har en öppen och välkomnande attityd, samt visar respekt, medkänsla och empati. Du engagerar dig i och stöttar kollegor från olika bakgrunder och med olika perspektiv, samt främjar en hälsosam balans mellan arbete och privatliv för både dig själv och andra. Mer information om MIMS finns att läsa på vår websida: https://www.mims.umu.se/. Ansökan Du ansöker genom vårt rekryteringsverktyg Varbi senast 1 April 2026. Ansökan ska vara skriven på engelska (företrädesvis) eller svenska och ska innehålla: - Ett personligt brev som förklarar varför du är intresserad av anställningen och hur du uppfyller de väsentliga och önskvärda kvalifikationerna (högst två A4-sidor). - En CV som dokumenterar utbildning och nuvarande och tidigare anställningar. - Namn och e-postadresser med två till tre referenser. - Annan relevant dokumentation som du vill inkludera till stöd för din ansökan. Kontaktperson: Oliver Billker, [email protected]  Välkommen med din ansökan! Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.