Arbetsbeskrivning

Om oss:

excelerate360 är ett mindre konsultbolag som arbetar med projektledning inom fastighet, säkerhet, infrastruktur och telekom. Vi bistår våra kunder i komplexa och samhällsviktiga uppdrag där höga krav ställs på struktur, kvalitet och säkerhet. Vår styrka ligger i kombinationen av strategiskt helhetsperspektiv och operativ genomförandekraft.

Om uppdraget:

Vi söker nu en erfaren och strukturerad administratör för ett längre uppdrag hos en offentlig verksamhet inom samhällsbyggnad och infrastruktur i Stockholm.

Har du erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i projektmiljö och trivs i en roll där du får kombinera struktur, service och ansvar? Då kan detta vara rätt uppdrag för dig.

Som administratör kommer du att arbeta i flera parallella projekt inom teknisk verksamhet. Rollen är både operativ och stödjande och innebär att du avlastar chefer och projektledare samt bidrar till effektiva arbetssätt och god struktur i organisationen.

Du blir en viktig del i projektens dagliga arbete och förväntas kunna hantera många uppgifter samtidigt med hög kvalitet.

Uppdraget kräver att du har god förmåga att förstå och arbeta med teknisk svenska, både i tal och skrift.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Dokumenthantering enligt fastställda rutiner och riktlinjer
• Diarieföring och hantering av allmänna handlingar
• Mötesbokningar och resebeställningar vid behov
• Administration av projektverktyg (behörigheter, användare, funktioner m.m.)
• Beställning av IT- och kontorsmaterial samt passerkort
• Fakturahantering och kontering i ekonomisystem
• Kvalitetssäkring av fakturaunderlag
• Kontroll av tidrapportering från konsulter och entreprenörer
• Onboarding och offboarding av projektmedlemmar
• Stöd vid introduktion av nya medarbetare
• Administrativt stöd vid upphandling och avslut av konsultuppdrag
• Vägledning i administrativa rutiner och metodstöd
• Delta i utveckling av administrativa arbetssätt
• Övriga administrativa arbetsuppgifter enligt behov

Vi söker dig som:

• Har flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i projektmiljö
• Har minst 8 års dokumenterad erfarenhet som program- eller projektadministratör som kollektivtrafik, infrastruktur,samhällsplanerin,fordon, IT
• Har 7 års erfarenhet av fakturahantering i ex. Agresso eller liknande fakturahanteringssystem.
• Är strukturerad, noggrann och har god prioriteringsförmåga
• Är serviceinriktad och trivs i en stödjande roll
• Har mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift
• Har lätt för att samarbeta och bygga goda relationer

Det är meriterande om du har erfarenhet från offentlig verksamhet eller teknisk/infrastrukturrelaterad organisation.

Din profil:

För att trivas hos excelerate360 behöver du uppskatta att arbeta i ett mindre konsultbolag med nära samarbete och korta beslutsvägar. Vi värdesätter ett öppet, transparent och prestigelöst arbetssätt, där vi stöttar varandra och delar kunskap för att nå bästa möjliga resultat för våra kunder.

Du ser värdet av att vara närvarande på kontoret och uppskattar nära samarbete och gemensamt erfarenhetsutbyte. Eftersom vi även åker på konferensresor och gör gemensamma aktiviteter är det viktigt att du trivs i en social och samarbetsinriktad miljö där relationer, både professionella och kollegiala, är en naturlig del av arbetet.

Uppdragsinformation:

• Omfattning: Heltid, 40 timmar per vecka
• Start: 1 juli 2026
• Slut: 31 december 2027
• Placering: Stockholm
• Arbetsform: Kombination av arbete på distans och på kontor, enligt överenskommelse

Inför uppdragsstart krävs signering av sekretessavtal.

Ansökan:

Urval sker löpande. Skicka in din ansökan så snart som möjligt om du är intresserad av ett långsiktigt och utvecklande uppdrag inom samhällsviktig verksamhet.

Vi ser fram emot att höra från dig!