Arbetsbeskrivning

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor. Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet. Arbetsuppgifter Vi erbjuder dig en bred roll i en kreativ och omväxlande miljö på Institutionen för energivetenskaper där du tillsammans med engagerade kolleger bidrar till en attraktiv utbildnings- och forskningsmiljö, och en mycket god arbetsmiljö. Du arbetar med HR-administration och som ledningsstöd i ett team av administratörer med olika huvuduppdrag, men med förmåga att stödja varandra för en robust och kontinuerlig service till verksamheten. Du känner ett stort engagemang och glädje för att ge kvalificerad service till verksamheten och få arbeta i nära samarbete med institutionens medarbetare. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid utifrån verksamhetens behov. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan delas in i två huvudområden.  HR-administration (ca 50%) - Handläggning av rekryteringsärenden såsom intermittenta anställningar, amanuenser, doktorander och postdoktorer (Varbi). - Administrativt stöd vid rekrytering av högre befattningar. - Migrationsärenden löpande (mottagningsavtal, antagningsbevis m.m.). - Förlängning eller avslut av tjänster löpande (Varbi, Primula). - Uppföljning av sjukfrånvaro löpande samt årligen för semesterlista (Primula). - Källrapportering och granskning i lönesystemet Primula. - Ansvarig för personalkatalogen (institutionen/M-huset), uppdatering nyanställda och hantering gäster (Lucat). - Underhåll av sändlistor och funktionsbrevlådor löpande (EPIC). - Registrator diarieföring löpande (W3D3). - Medverkan i LTHs HR-administrativa nätverk. Ledningsstöd (ca 50%) - Bereda underlag, göra analyser m.m. - Ta fram förslag till policy, skrivningar, rapporter m.m. - Protokollföring. - Bistå institutionens ledning i varierande uppdrag, bla strategiskt och verksamhetsutvecklande stöd - Koordinering av möten, event m.m. - Viss ekonomisk hantering och uppföljning i samarbete med institutionens ekonom. - Nätverk LU registratur, LTH administrativa chefer m.fl. - Förekommande service till institutionens personal. - Förekommande kontakt med olika supportfunktioner och avdelningar inom LU/LTH. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid utifrån verksamhetens behov. Kvalifikationer  Krav för anställningen är: - erfarenhet från statlig myndighet eller annan offentlig sektor - relevant högskole-/universitetsutbildning - dokumenterad god erfarenhet av administrativt arbete. - erfarenhet av olika personaladministrativa system och ha förmåga att lätt sätta dig in i nya system. - erfarenhet av HR-administration - erfarenhet som ledningsstöd - erfarenhet av mötesformalia och protokollskrivning - erfarenhet av strategisk analys och beredande av beslutsmaterial - erfarenhet av att driva strategisk och operativ utveckling och effektivisering - flytande svenska och god engelska i tal och skrift, eftersom vi verkar i en internationell miljö. - förmåga att arbeta både självständigt och i samarbete med institutionens medarbetare - förmåga att strukturera, organisera och prioritera bland arbetsuppgifter - förmåga att kommunicera och bemöta på ett professionellt sätt och ge service på en hög nivå Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och värdesätter förmågan att samarbeta. Verksamheten är organiserad på ett sådant sätt att arbetet förutsätter ett aktivt lagarbete. Arbetet är stundtals intensivt, vilket innebär att man måste kunna prioritera mellan de olika arbetsuppgifterna. Du är strukturerad och kvalitetsmedveten, och du uppskattar och har erfarenhet av ett utåtriktat och serviceinriktat arbete. Hänsyn kommer även att tas till driv och självständighet samt hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa teamet inom institutionen.  Meriterande för anställningen är: - erfarenhet från liknande administrativa arbetsuppgifter - kännedom om lagar och regler i offentlig upphandling - erfarenhet av systemen Primula, Proceedo och Varbi  - erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll Vi erbjuder Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss Övrigt  Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Tjänstetiteln kommer att vara HR-administratör. Så här söker du Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”. Välkommen med din ansökan! Om Lunds Tekniska Högskola LTH – Lunds Tekniska Högskola – är en del av Lunds universitet. På LTH utbildar vi människor, bygger kunskap för framtiden och arbetar hårt för att utveckla samhället. Vi skapar utrymme för briljant forskning och inspirerar till kreativ utveckling av teknik, arkitektur och design. Här läser närmare 12 000 studenter. Varje år publicerar våra forskare – varav många verkar inom världsledande profilområden – omkring 100 avhandlingar och 2 000 vetenskapliga rön. En rad forskningsresultat och studentarbeten förädlas till innovationer. Tillsammans utforskar och skapar vi – till nytta för världen. Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.