Arbetsbeskrivning

Är du strukturerad, ansvarstagande och van att ta ett helhetsgrepp om processer från planering till genomförande? Rollen passar dig som trivs med operativt ansvar, som har vana av att koordinera flera delar samtidigt och som ser sambanden mellan planering, logistik och genomförande. Här får du en central funktion där ditt arbete har direkt påverkan på kvaliteten i studenternas utbildning – och där du också har möjlighet att bidra till utveckling av arbetssätt och rutiner över tid. Välkommen med din ansökan! Arbetsuppgifter Om avdelningen/gruppen Som tentamenssamordnare är ingår du i den sammanhållande funktionen i vårt examinationsflöde. Du ansvarar inte bara för administrationen – du ser till att hela processen fungerar i praktiken. Tillsammans med ett engagerat team på cirka 12 kollegor säkerställer du att varje tentamen planeras, genomförs och följs upp med hög kvalitet, rättssäkerhet och effektivitet. Som tentamenssamordnare ansvarar du för hela kedjan kring övervakad examination – från planering och samordning till genomförande och efterarbete. Det innebär ett operativt processansvar där du säkerställer att alla delar hänger ihop och att rätt förutsättningar finns på plats inför varje tentamenstillfälle. Du arbetar nära kollegor, tentavakter och andra funktioner inom verksamheten och behöver kunna prioritera, fatta beslut och hantera oförutsedda situationer när de uppstår. Tjänsten är på heltid och inkluderar viss obekväm arbetstid, exempelvis tidiga morgnar, kvällar och i vissa fall helger då tentor kan ges på lördagar. Exempel på examinationsformer är skriftliga salsskrivningar, digitala tentor och kontrollskrivningar. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat: • Övergripande planering och koordinering av examinationstillfällen • Vakt- och salsbokning i stödsystemet TentaAdmin • Placering av tentander och tentavakter samt samordning inför genomförande • Ansvar för genomförandet på plats och hantering av avvikelser eller incidenter • Skanning och verifiering i systemet Windream • Framtagande av underlag för tentavaktsarvoden • Identifiera förbättringsområden och bidra till utveckling av processer och rutiner Kvalifikationer Krav - Högskoleutbildning inom offentlig förvaltning eller administration alternativt logistik, projektledning eller verksamhetsstyrning - Mycket god kommunikativ förmåga på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt då språken används i det dagliga arbetet - B-körkort - Goda kunskaper i Excel Personliga egenskaper Rollen kräver mycket god samarbetsförmåga då arbetet bygger på att alla i teamet bidrar till ett väl fungerande helhetsflöde. Vi söker dig som är strukturerad och noggrann, men som samtidigt har förmåga att lyfta blicken och se hela processen. Du tar ansvar för resultatet – inte bara för dina enskilda arbetsuppgifter. Du är trygg i att fatta beslut i operativa situationer och kan hantera flera parallella aktiviteter utan att tappa överblicken. När något oväntat händer agerar du lösningsorienterat och professionellt. Du drivs av utveckling och att förbättra arbetssätt, skapa effektivare flöden och bidra till verksamhetens långsiktiga kvalitet. Servicekänsla, positiv inställning och ett professionellt bemötande är en självklar del av ditt arbetssätt. Meriterande - Erfarenhet av administrativt arbete inom utbildningsadministration vid högskola eller universitet samt kunskap och erfarenhet av system som Ladok, TentaAdmin och/eller Windream - Tidigare erfarenhet av logistisk planering och med det en god vana att arbeta i olika system Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Bli en del av KTH   KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet. https://www.kth.se/om/jobba-pa-kth Fackliga representanter Kontaktuppgifter till https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. Ansökan Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in och att de kvalifikationer vi efterfrågar i annonsen framgår i ditt CV. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time). Om anställningen  Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal. Anställningen inleds med sex månaders provanställning. Övrigt För https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440 i samband med rekrytering. Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.