Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Vill du arbeta i en bred roll nära den demokratiska processen och bidra till en rättssäker och transparent förvaltning? I denna roll erbjuds du en unik kombination av uppdrag inom nämndadministration, dataskydd och registratur. Kanske är du idag nämndsekreterare och vill bredda ditt uppdrag – eller arbetar du med dataskydd och söker en roll där din kompetens får verka i en större helhet. Oavsett bakgrund blir du en viktig garant för korrekta beslut, starkt integritetsskydd och en professionell hantering av allmänna handlingar.   Välkommen till oss Med några minuters promenad från Globen ligger Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning. Här möts du av en inspirerande och trivsam arbetsplats där kompetens och samarbete skapar förutsättningar för gemensam arbetsglädje och goda resultat. Avdelningen är en stöd- och servicefunktion till förvaltningens kärnverksamheter och arbetar för att säkerställa effektiva och kvalitetssäkrade arbetssätt genom att samordna, planera och följa upp förvaltningsövergripande processer. Som nämndsekreterare och dataskyddsombud tillhör du enheten kansli och stab inom avdelningen HR, stab och stadsmiljö. Enheten består av 12 medarbetare i varierande åldrar och rymmer kompetenser inom bland annat registratur och arkiv, juridik, dataskydd, säkerhet, utredning, föreningsbidrag, miljö- och klimat samt nämndadministration. Inom nämndsekretariatet finns även en nämndsekreterare/förvaltningsjurist med ansvar för stadsdelsnämnden. Vi erbjuder Flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling och kortare arbetstid under sommaren Friskvårdsbidrag och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen Möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet tillåter Läs gärna mer om vilka förmåner du får som medarbetare i Stockholms stad här Din roll I rollen har du tre huvuduppdrag; nämndsekreterare för sociala delegationen, dataskyddsombud och registrator. Tjänsten är fördelad på cirka 40 procent nämndsekreterare och 40 procent dataskyddsombud och 20 procent registratur. I uppdraget som nämndsekreterare är du en viktig länk mellan politiken och tjänsteorganisationen. Ditt arbete innebär både administrativa och juridiska arbetsuppgifter, där du säkerställer att processer genomförs på ett korrekt och rättssäkert sätt. Du har ett nära samarbete med nämndsekreterare för stadsdelsnämnden och i arbetet ingår att täcka för varandra vid behov. Du arbetar strategiskt med rutiner och mallar samt håller utbildningar vid behov. I rollen som dataskyddsombud agerar du rådgivande till förvaltningens medarbetare och chefer i frågor om dataskydd. Du granskar även förvaltningens arbete med personuppgifter och dataskydd. Som registrator ansvarar du bland annat för att bevaka förvaltningens övergripande funktionsbrevlåda, fax och inkommande post och registrera inkommande och utgående allmänna handlingar. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat innebära: Säkerhetsställa att nämndadministration och sammanträden för sociala delegationen genomförs på ett smidigt, korrekt och rättssäkert sätt Skicka kallelser och handlingar, skriva protokoll och expediera beslut Ansvara för årlig granskning till nämnden för förvaltningens dataskyddsarbete Ge rådgivning och information i dataskyddsfrågor till förvaltningen Stötta vid upprättande av personuppgiftsbiträdesavtal Bevaka förvaltningens övergripande funktionsbrevlåda, fax och inkommande post Registrera inkommande och utgående allmänna handlingar samt allmänna handlingar som upprättats inom förvaltningen och som ska diarieföras Samordna begäran om utlämnande av allmän handling som kommer in till registraturen Tjänstgöring på kvällstid kan förekomma i samband med nämndinformation, områdesmöten och stadsdelsnämndens sammanträden. Din kompetens och erfarenhet Som person söker vi dig som är självständig i ditt arbete och samtidigt har god förmåga att samarbeta med andra då rollen innebär många kontaktytor inom förvaltningen. För att hantera rollens bredd och ansvarsområden önskar vi att du är strukturerad och stabil med god förmåga att prioritera mellan olika uppgifter, samt flexibelt anpassa dig till förändrade förutsättningar. Du tar eget ansvar för att möta uppsatta deadlines och arbetar noggrant för att säkerställa god kvalitet i allt du gör. Att stötta och ge ett bra bemötande ser du som en självklarhet. Vi söker dig som har: En avslutad akademisk examen, företrädesvis med inriktning på offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik Tidigare aktuell erfarenhet av arbete som nämndsekreterare, alternativt andra kvalificerade arbetsuppgifter inom kommun eller offentlig förvaltning som arbetsgivaren bedömer likvärdig Grundläggande kunskap inom dataskyddsfrågor (GDPR) Kunskap inom offentlighets- och sekretesslagen Mycket god kommunikativ förmåga i svenska i såväl tal som skrift Det är meriterande om du har: Dokumenterad erfarenhet och/eller kunskap från arbete med dataskyddsfrågor (GDPR) som dataskyddsombud eller motsvarande Tidigare erfarenhet av arbete inom registratur, med god kännedom om diarieföring och regelverk samt handläggningsprocessen för utlämnande av allmän handling Erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem, exempelvis eDok (Platina) Välkommen in med din ansökan! Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Enskede Årsta Vantör är en av 11 stadsdelsförvaltningar i Stockholms stad. Som en del av Stockholms stad erbjuder förvaltningen förskola och fritid, omsorg om äldre och funktionsnedsatta, socialtjänst, förebyggande och trygghetsskapande arbete, stadsutveckling och parkskötsel till våra 105 000 stockholmare som bor i stadsdelsområdet. Vi står inför spännande utmaningar när Enskede Årsta Vantörs stadsdelsområde växer och helt nya stadsdelar byggs. Cirka 18 000 nya lägenheter planeras till år 2030.