Arbetsbeskrivning

I Vaxholms stad, en liten kommun med hög ambitionsnivå, ges stort eget ansvar och möjligheter att påverka. Här arbetar du i verksamheter med goda resultat, i en vacker och trygg miljö. I undersökningar rankar medarbetare oss som en av Sveriges bästa kommuner att arbeta i. Vår värdegrund, Samspel, Engagemang och Respekt, skapar gemenskap och hjälper oss med vårt samhällsviktiga uppdrag. Beskrivning Till kommunledningskontoret söker vi nu en registrator/nämndsekreterare. Är du intresserad av en nyckelroll där du i nära samarbete med övriga kollegor på kansliet skapar effektiva och rättssäkra processer för kommunens informationshantering och nämndadministration? Välkommen med din ansökan. Ansvar och arbetsuppgifter Som registrator/nämndsekreterare på kommunledningskontoret har du en central roll i kommunens informationshantering och nämndadministration.  I rollen som registrator ansvarar du för löpande registratur vilket innebär att ta emot och hantera inkomna och utgående handlingar, registrera i dokument- och ärendehanteringssystemet samt samordna utlämnande av allmänna handlingar. Du är arkivhandläggare för kommunstyrelsen vilket bland annat innebär att du ansvarar för ordningen i närarkiv samt årlig leverans till stadsarkiv. Som registrator på kommunledningskontoret har du ett samordnade ansvar för kommungemensamma rutiner och arbetssätt för registratur och du förväntas ha en stödjande roll i frågor rörande kommunens informationshantering. I rollen ingår att vara systemförvaltare för kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Evolution.   Som nämndsekreterare ansvarar du tillsammans med övriga sekreterare på kansliet för nämndhanteringen till samtliga politiska instanser i kommunen. I din roll ingår att samordna nämndarbetet, stödja handläggare i framtagandet av nämndhandlingar samt ansvara för kallelser, utskick och skriva protokoll vid sammanträden. Du utgör ett kvalificerat stöd till förtroendevalda och förvaltningschefer i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor. I tjänsten ansvarar du för nämndadministrationen för en av kommunens nämnder men du kan komma att täcka upp i övriga instanser vid behov.  Kvalifikationer Vi söker dig med relevant högskoleutbildning med inriktning mot statsvetenskap, offentlig förvaltning, arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.     Du har god kunskap om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Tidigare erfarenhet av arbete som registrator och/eller nämndsekreterare är meriterande. Vi ser gärna att du har erfarenhet av utvecklings- och förändringsarbete inom det administrativa området.   Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att arbeta självständigt men också i samverkan med andra. Du har god administrativ förmåga samt levererar hög kvalité och service i ditt arbete. Du är noggrann och har ett strukturerat arbetssätt samt är van vid att vara flexibel och hantera flera arbetsuppgifter på en gång. God förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift är mycket viktigt i den här tjänsten.  Övrigt Tjänsten som registrator/nämndsekreterare är placerad på kanslienheten som i Vaxholms stad svarar för bland annat registratur, stadsarkiv och nämndadministration till kommunens nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt för dataskyddsfrågor.  För tjänsten behöver du vara svensk medborgare och genomgå en säkerhetsprövning i enlighet med säkerhetsskyddslagen. Som anställd i Vaxholms stad kan du komma att krigsplaceras i staden. Möjlighet att arbeta upp till två dagar i veckan på distans, beroende på verksamhetens behov.