Arbetsbeskrivning

Vi söker en Projektadministratör till en myndighet inom trafik.

Uppdraget är ett konsultuppdrag med stationering i Stockholm. Det är ett vikariat på 12 månader med möjlighet till förlängning. Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Projektadministratören fungerar som spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Rollen innebär att stödja beställaren och medarbetare genom att skapa struktur, effektivisera verksamheten och hantera administrativa uppgifter. Personen behöver ha god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med flera uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifter

Utföra dokumenthantering enligt TF:s rutiner och riktlinjer.

Diarieföra handlingar i TF:s system EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part.

Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa.

Vid behov utföra mötesbokningar, resebeställningar.

Administrera projektverktyg, så som behörigheter, nya användare, funktioner mm.

Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial, passerkort till anläggningar mm.

Fakturahantering samt kontering av inkommande fakturor i TF:s ekonomihanteringssystem Agresso.

Kvalitetssäkra underlagen till fakturor.

Kontroll av inrapporterade tider från olika konsulter och entreprenörer.

On/Off-boarding av projektmedlemmar.

Bistå med verksamhetsspecifik introduktion till nya personer.

Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.

Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutiner.

Medverka och bidra till utveckling av TF:s administratörsnätverk.

Vara behjälplig med arbetsuppgifter efter behov av närmaste chef/projektledare.

Krav (OBS, obligatoriska)

Flytande svenska i tal och skrift.

Konsulten skall ha lägst gymnasial examen.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter så som inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon, IT.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av ärende- och dokumenthantering (så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem. (så som granskning, kontering av fakturor)

Meriterande

Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet.

Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem.

Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, Sharepoint eller liknande.

Personliga egenskaper

God kommunikativ förmåga (Kommunicerar enkelt och tydligt med fokus på mottagarens förutsättningar och behov.)

God förmåga att samarbeta och skapa team, upprätta och bevara relationer.

Ansvarstagande och sjävgående i sina arbetsuppgifter.

Håller överenskommelser avsende leveranser.

Har förmåga att hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt och prioritera mellan dessa.

Systematisk och strukturerad, förmåga att skapa förutsättningar för effektiva arbetssätt.

Lösningsinriktad och tar sig an problem med en öppen attityd, bjuder in till dialog och samverkan.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!