Arbetsbeskrivning

Nu söker vi dig som är mycket erfaren VD-assistent, chefsassistent eller chefssekreterare på hög nivå till kommundirektör. - Omfattning: Heltid 100% - Start: Omgående - Längd_ 6-9 månader (under en rekryteringsprocess) Du blir anställd av Poolia men jobbar ute hos vår kund i södra Stockholm. Om tjänsten Under en rekryteringsprocess söker kunden en temporär lösning som kan börja omgående. Dina arbetsuppgifter i huvudsak Uppdraget avser en heltidsroll som chefsassistent. Rollen är placerad i kundens stab inom kommunstyrelsens förvaltning och innebär ett nära och förtroendefullt samarbete med kommundirektören samt ett centralt stöd till kommunkoncernens ledningsgrupp. Chefsassistenten fungerar som kommundirektörens förlängda arm och ansvarar för att säkerställa en välplanerad, effektiv och hållbar vardag för kommundirektören. Uppdraget omfattar såväl strategiskt som operativt stöd och kräver hög självständighet. Huvudsakliga ansvarsområden: • Planering, samordning och administrativt stöd till kommundirektören och kommunkoncernens ledningsgrupp • Avancerad kalenderhantering, mötesbokning och prioriteringsstöd i en komplex och föränderlig vardag • Hantering av kommunikation och korrespondens, inklusive rollen som gatekeeper • Års- och mötesplanering utifrån organisationens årshjul • Löpande samverkan med förtroendevalda och tjänstepersoner på hög nivå • Hantering av konfidentiell information samt stöd i besluts- och beredningsprocesser • Fungera som möjliggörare, bollplank och kravställare i kommundirektörens dagliga arbete Rollen verkar i gränslandet mellan politik och tjänstemannaorganisation och ger insyn i den demokratiska processen. Tempot är periodvis högt och uppdraget ställer krav på omdöme, flexibilitet och förmåga att snabbt ställa om Vem är du? För att vara aktuell för rollen så behöver du uppfylla nedan kriterier: Formella och professionella krav • Dokumenterad erfarenhet av arbete som VD-assistent, chefsassistent eller chefssekreterare på hög nivå • Erfarenhet från större och komplex organisation, gärna offentlig sektor eller politiskt styrd verksamhet • Mycket god administrativ förmåga • Mycket goda kunskaper i svenska, både muntligt och skriftligt • Mycket goda kunskaper i Office 365 Meriterande • Relevant vidareutbildning, exempelvis inom Executive Assistant-rollen (t.ex. Masterclass för Executive Assistants) • Erfarenhet av arbete nära politisk ledning eller förtroendevalda Personliga kompetenser • Hög integritet och vana att hantera konfidentiell och känslig information • Mycket god kommunikativ förmåga och relationsskapande arbetssätt • Stark struktur- och planeringsförmåga samt utpräglat ordningssinne • Lösningsorienterad, modig och prestigelös • Förmåga att ligga steget före, läsa av behov och agera proaktivt • Hög stresstålighet och förmåga att prioritera i ett högt informationsflöde • Stark service- och möjliggörandementalitet med fokus på att skapa bästa möjliga förutsättningar för chefens uppdrag Om verksamheten Låter detta som ett uppdrag som kan passa dig? Ja då ansöker du direkt :) Mycket kort svarstid och urvalet sker löpande. Tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut. Välkommen!