Arbetsbeskrivning

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ansvarar för att planera, leda och utveckla regionens hälso- och sjukvård. Vi arbetar för en nära vård med hög kvalitet, god tillgänglighet och ett personcentrerat arbetssätt. Förvaltningen är en del av en politiskt styrd organisation med fokus på långsiktig utveckling och hållbarhet. Vi befinner oss i en spännande fas där vi fortsätter omställningen till en nära vård, ett arbete som syftar till att skapa ett mer sammanhållet och tillgängligt vårdsystem för våra invånare. Samtidigt driver vi utvecklingen inom digitalisering och effektivisering av våra administrativa processer för att skapa moderna och smidiga arbetssätt. Vi arbetar aktivt med att stärka samordningen mellan olika nivåer i organisationen, vilket gör beslutsvägar och samarbeten tydliga och välfungerande. Hos oss får du vara med och påverka! Vi erbjuder en arbetsmiljö där engagemang, samarbete och utveckling står i centrum. Här finns möjlighet att bidra till viktiga samhällsförändringar och att arbeta nära ledningen i frågor som gör skillnad för både medarbetare och invånare. Nu söker vi dig som vill bidra med din kompetens och ditt engagemang i rollen som förvaltningschefssekreterare. Kom och gör skillnad tillsammans med oss! ARBETSUPPGIFTER I rollen som förvaltningschefssekreterare kommer du att fungera som ett kvalificerat administrativt stöd till en av våra biträdande hälso- och sjukvårdsdirektörer. Arbetsuppgifterna är omväxlande och ger dig möjlighet att arbeta med både strategiska och operativa frågor. Du kommer att bistå i personal-, ekonomi- och utvecklingsfrågor, ta fram statistik och annan information som underlag för analys och beslut, samt medverka i enklare utredningar och kvalitetsgranskningar. Du ansvarar också för att hantera inkommande mail, kalender och telefonsamtal och säkerställa en god kommunikation i direktörens vardag. En viktig del av rollen är att du får möjlighet att ha ett nära samarbete med andra chefssekreterare inom förvaltningen, vilket ger ett värdefullt stöd och en gemenskap med kollegor som har liknande uppdrag och arbetsuppgifter. Tillsammans skapar ni en välfungerande administrativ struktur som bidrar till en effektiv och professionell ledningsfunktion. Din huvudsakliga arbetsuppgifter • administrativt stöd till biträdande direktör, inklusive kalenderhantering, mail och mötesbokningar • förberedelse och uppföljning av ledningsmöten, inklusive protokollföring och dokumentation • hantering av ärenden och beslutsunderlag i ärendehanteringssystem • samordning av interna och externa kontakter • diarieföring och arkivering enligt gällande regelverk • bidra till struktur och ordning i administrativa processer. Hos oss får du • möjlighet att arbeta nära ledningen och få insyn i strategiskt arbete inom hälso- och sjukvården • en roll med stor variation och möjlighet att påverka arbetssätt och rutiner • en arbetsplats som satsar på utveckling, digitalisering och förbättrade processer • en stabil arbetsgivare med ett samhällsviktigt uppdrag. Vi bryr oss om dig som medarbetare och erbjuder förmåner som skapar trygghet, hälsa och utveckling oavsett var du befinner dig i livet. Läs mer om våra olika förmåner på Region Gävleborgs hemsida. https://www.regiongavleborg.se/jobb-och-utbildning/jobba-i-region-gavleborg/dina-formaner/ KVALIFIKATIONER Som förvaltningschefssekreterare spelar du en central roll i att skapa struktur och arbetsro i en komplex och dynamisk miljö. Du är en person som trivs med att ligga steget före och har en naturlig förmåga att planera, prioritera och organisera såväl ditt eget arbete som ledningens administrativa flöden. Med ditt professionella och serviceinriktade förhållningssätt är du en trygg kontaktpunkt för både interna och externa samarbetspartners. Du bygger goda relationer, kommunicerar tydligt och bidrar till ett arbetsklimat där samarbete och tillit står i fokus. Vidare är du initiativtagande och ser snabbt vad som behöver göras. Oavsett om det handlar om att effektivisera rutiner, samordna möten och underlag eller vara ett stöd i beslutande processer tar du ansvar och driver arbetet framåt med engagemang och kvalitet. Arbetet bedrivs tidvis under tidspress och förutsätter en god förståelse för kraven på arbete i en politiskt styrd organisation. Du får också gärna ha intresse för digital utveckling med stöd av godkända AI-verktyg eller liknande som kan effektivisera och förenkla administration. I rollen som förvaltningschefssekreterare ska du ha • relevant erfarenhet av chefssekreteraruppdrag eller administration/samordning inom hälso- och sjukvård, offentlig förvaltning och/eller liknande. Alternativt annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i system så som Agresso, Stratsys, Personec, Cyklop eller liknande statistik- och ärendehanteringsverktyg. Har du dessutom personaladministrativ- och/eller ekonomisk utbildning, administrativ vana av t ex diarieföring, mötesadministration och dokumenthantering eller erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation är även det meriterande för tjänsten. Varmt välkommen med din ansökan! ÖVRIGT Med 7 500 medarbetare är vi länets största arbetsgivare. Det ger oss styrka att driva utvecklingen framåt för ett livskraftigt Gävleborg. Vårt uppdrag är spännande och komplext. Oavsett vilken roll du har hos oss hjälper du invånarna i länet och gör nytta i samhället. Vi ligger i framkant i samhällsutvecklingen och satsar på att du som medarbetare ska få växa och utvecklas. Hos oss får du använda hela din kraft för att tillsammans med dina kollegor skapa framtidens Gävleborg. Hälso- och sjukvårdsnämndförvaltningens cirka 6500 medarbetare arbetar tillsammans för att ge länets invånare de bästa förutsättningarna för ett aktivt liv med ökad livskvalitet. Genom att tillhandahålla god och nära vård i hela länet lägger vi grunden för ett starkt och friskt Gävleborg. Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare: Vi har redan beslutat var vi vill synas med våra platsannonser samt vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa annonsplats eller tjänster för pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.