Arbetsbeskrivning

Om tjänsten Uppdragsperiod: 02-feb-2026 - 31-jan-2027 med stor möjlighet till förlängning Vår kund söker en strukturerad och självgående Office Coordinator som vill bidra till att skapa ordning, kvalitet och kontroll i projektets administrativa processer. Rollen är central för att säkerställa att projektets plats- och byggledning kan fokusera på det tekniska, ekonomiska och strategiska genomförandet. Som Office Coordinator utgör du ett administrativt och organisatoriskt stöd till beställarens plats- och byggledning. Din insats säkerställer struktur, spårbarhet och kvalitet i projektets administrativa flöden. Du ansvarar för att dokumentation, kommunikation och rapportering sker enligt gällande rutiner och kravPlacering i organisationenDu ingår i beställarens platsorganisation och arbetar nära: - Platschef (Site Coordinator Lead) och byggledare - Tekniska specialister och konsulter - KMA-samordnare - Administratörsteamet Ansvar och befogenheterSom Office Coordinator ansvarar du för att: - Säkerställa att administrativa rutiner och dokumentflöden följs. - Alla handlingar, beslut och protokoll hanteras och arkiveras korrekt. - Möten och beslutsprocesser dokumenteras och följs upp. - Kommunikation mellan beställare, entreprenör, konsulter och myndigheter sker strukturerat. Du förväntas självständigt initiera, uppdatera och distribuera dokument, listor, rapporter och kommunikationsunderlag inom ramen för uppdraget.Huvudsakliga arbetsuppgifterDokument- och informationshantering - Administrera projektets dokumenthanteringssystem (ex. SharePoint, Byggnet). - Säkerställa korrekt versionshantering av samtliga handlingar. - Diarieföra avtal, beslut, tillstånd och protokoll. - Bevaka granskningsprocesser och tidsfrister. - Upprätthålla ärende-, beslut- och avvikelselistor. - Hantera slutdokumentation och arkivering inför överlämning. Planering och mötesadministration - Planera och samordna byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten. - Ta fram dagordningar och samla in mötesunderlag. - Föra protokoll och uppdatera besluts- och åtgärdslistor. - Följa upp status på åtgärder och påminna ansvariga. - Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner och delmål. Projekt- och platsstöd - Hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter. - Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter. - Administrera tillträdeslistor, utbildningsregister och säkerhetsdokument. - Samordna platsmöten, besök och inspektioner. - Bidra till en fungerande platskontorsmiljö (logistik, material, IT). Kommunikation och myndighetskontakter - Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag. - Föra logg över inkommande och utgående kommunikation. - Stödja kontakten med myndigheter och externa intressenter. - Förbereda presentationsmaterial till styrgrupp och ledning. Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö (KMA) - Föra register över entreprenörens KMA-dokumentation. - Bevaka och registrera egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser. - Sammanställa underlag till intern revision och slutrapportering. - Säkerställa att dokumentationen uppfyller krav enligt kontrakt och myndighet. Kvalifikationer Formella krav - Gymnasial utbildning, gärna kombinerad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning. - Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen. - God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden. Tekniska färdigheter - Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE, Aconex, ProjectPlace). - God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams). - Grundläggande förståelse för tidsplanering och projektekonomi. Personliga egenskaper - Strukturerad, noggrann och självgående. - God samarbets- och kommunikationsförmåga i både tal och skrift. - Serviceinriktad, flexibel och trygg i en dynamisk projektmiljö. - Hög integritet och stort ansvarstagande för formella processer. Om arbetsgivaren Vi på 21Activa har över 30 års samlad erfarenhet inom bemanning och rekrytering. Med fokus på lager, logistik, transport och administration hjälper vi företag i Stockholm, Uppsala, Roslagen och Mälardalen att hitta rätt kompetens. Vi är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal som står för trygghet och engagemang. När våra medarbetare mår bra skapas de bästa resultaten för våra kunder.