Arbetsbeskrivning

Din roll

Vi söker en strukturerad och serviceinriktad projekt-/gruppadministratör på heltid som blir ”spindeln i nätet” i en verksamhet med många kontaktytor. Du avlastar befintliga administratörer och projektingenjörer och bidrar till ordning, flöde och tempo i pågående projekt. Rollen innebär nära samarbete med både interna och externa parter och passar dig som trivs med att ligga steget före.

Ditt ansvar

I uppdraget ingår bland annat att:

Vara huvudadministratör i passersystem (registrera uppdrag, beställa/förvalta behörigheter). Stötta projekt med löpande diarieföring och dokumenthantering (behörigheter, mappstrukturer, upplägg/justeringar). Vid behov bistå med administrativa delar i större projektmoment, t.ex. överlämning vid projektslut. Administrera SOW/åtaganden i kundens resurs-/inköpssystem: ta emot och fördela fakturor, bevaka budget och hantera utökningar. Resurshantering: konsultavrop, förlängningar/utökningar i resursverktyg. Onboarding: beställa behörigheter och hårdvara.

Arbetsuppgifterna kan vara händelsestyrda och förändras över tid, vilket ställer krav på flexibilitet och god prioriteringsförmåga.

Kvalifikationer (obligatoriska krav)

Gymnasieexamen med godkänt slutbetyg. Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete (t.ex. kontor, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet). Minst 5 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter. Minst 4 års erfarenhet av fakturahantering (kontering). Dokumenterad erfarenhet av diarieföring, arkivering, dokumenthantering, ärendehantering eller mötesadministration (t.ex. protokoll/kallelser/agenda) från minst 3 uppdrag.

Viktigt: I din ansökan, beskriv hur du uppfyller varje krav och hänvisa till uppdrag i ditt CV.

Meriterande erfarenheter (mervärde)

Erfarenhet från minst 3 uppdrag som projekt- eller programadministratör. Erfarenhet från minst 3 uppdrag inom offentlig sektor. Minst 3 års erfarenhet av ekonomi-, dokument- eller diarieföringssystem (t.ex. Agresso, Antura, Avima, EDIT eller liknande).

Placering

Hybrid i Stockholm: kombination av distansarbete och arbete på plats efter verksamhetens behov och överenskommelse med beställare. Kunden tillhandahåller dator och arbetsplats vid arbete på plats. Mobiltelefon krävs för uppdraget.

Uppdraget kan placeras i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning (inkl. samtal och registerkontroll) kan förekomma. Sekretessavtal signeras i samband med onboarding.

Tidplan och omfattning

Start: 3 november 2025 Slut: 3 november 2026 Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka Förlängningsoptioner: möjlighet till förlängning 1+1+1+1+1 enligt befintliga kontraktsvillkor.

Låter det här som du? Skicka in din ansökan redan idag! Vi intervjuar löpande och ser fram emot att välkomna en ny nyckelperson som vill skapa struktur, kvalitet och tempo i våra projekt.