Arbetsbeskrivning

Vi söker en Operativ Projektledare som vill bli en nyckelperson i vårt lilla, kreativa team inom event design och produktion. I den här rollen är du central för att säkerställa att våra projekt genomförs effektivt, med hög kvalitet och enligt uppsatta mål. Du blir navet i att koordinera vår etablerade kreativa process och spelar en avgörande roll i att skapa struktur och ge teamet rätt förutsättningar att lyckas.

Rollen är uteslutande administrativ och strategisk – inga kreativa arbetsuppgifter ingår. Ditt fokus ligger på att skapa ordning, upprätthålla effektiva arbetsflöden och leverera en exceptionell kundupplevelse.

Vi söker dig som är driven, självsäker och en skicklig problemlösare. Du fungerar som en central kontaktpunkt och informationskanal i projekten och säkerställer att teamet har den information och struktur som behövs för att leverera i tid, inom budget och enligt förväntningar. För att lyckas i rollen behöver du vara lugn under press, proaktiv, flexibel och lösningsorienterad. Du trivs med att ha flera projekt och ansvarsområden igång samtidigt och är en förebild när det gäller struktur och ledarskap.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

Koordinera kreativa processer:

• Fungera som huvudkontakt för teammedlemmar, ledning och intressenter i projekt eller program.
• Följa och stödja vårt etablerade arbetsflöde från start till mål.
• Säkerställa att deadlines hålls och att projekt följer uppsatta budgetar.

Kundupplevelse:

• Fungera som en central kontaktpunkt för våra kunder och säkerställa en positiv och professionell upplevelse.
• Hantera löpande kundkommunikation på engelska och svenska.

Administration och dokumentation:

• Arbeta med färdiga mallar för projektplanering och rapportering.
• Förfina och utveckla nya mallar och dokument som kan effektivisera vår arbetsprocess.
• Skapa och hantera kontrakt för nya partners och leverantörer vid behov.
• Konsolidera information för att skapa tydliga och genomarbetade briefs för att effektivt kicka igång nya projekt.

Budget och tidsplanering:

• Skapa och övervaka budgetar.
• Planera och följa upp deadlines.

Vi söker dig som:

• Är ordningsam och har en förmåga att strukturera komplexa arbetsflöden.
• Har erfarenhet av budgetering och tidsplanering samt kan säkerställa att dessa följs.
• Är en skicklig kommunikatör på både engelska och svenska, i både tal och skrift.
• Trivs med administrativa uppgifter och drivs av att effektivisera processer.
• Är tekniskt kunnig och har erfarenhet av att arbeta med verktyg som Asana och Excel.

Meriterande:

• Erfarenhet av att ha arbetat på en annan eventbyrå eller inom en liknande roll.
• Kompetens inom projektstyrningsverktyg och digitala verktyg för administration.

Personliga egenskaper:

• Hög emotionell intelligens för att förstå och balansera olika intressenters perspektiv och drivkrafter.
• Kommunikativ med utmärkta skriftliga och muntliga färdigheter på flytande engelska.
• Strukturerad och noggrann med stark förmåga att optimera arbetsprocesser.
• Lösningsorienterad och ansvarstagande i att hantera utmaningar och skapa effektiva lösningar.
• Ledarskapsförmåga, med erfarenhet av att leda och coacha teammedlemmar.
• Kundfokuserad, med förståelse för marknadsförings- och affärsmål i kreativa produktioner.
• Samverkande, skicklig på att underlätta samarbete och förbättra organisatoriska strukturer.

Om tjänsten:

• Fokus på att stötta teamet med administrativa och processrelaterade uppgifter, ej kreativa arbetsuppgifter.
• Tjänsten inleds med en 3-månaders provanställning, vilket ger båda parter möjlighet att utvärdera samarbetet inför eventuell förlängning.
• Heltid 160h i månaden.
• 08:00-17:00.
• För att säkerställa effektivt samarbete och kvalitativ leverans kräver denna roll fysisk närvaro på arbetsplatsen.

Vi ser fram emot att välkomna en administrativ projektledare som vill vara en viktig del i vår framgång och som brinner för att skapa struktur och underlätta både för vårt team och våra kunder.