Arbetsbeskrivning

Jobb: Kontorskoordinator / Assistent

Avdelning: Management

Rapporterar till: Paolino Modica (VD)

Arbetsplats: Hjärup / Hemifrån

Anställningstyp: Deltid

Om rollen

TechServices IT söker en engagerad och strukturerad Kontorskoordinator / Assistent på deltid för att stödja vårt team. Vi är ett växande IT-företag som arbetar med både lokala och internationella projekt. Rollen är mångsidig och innefattar administration, projektkoordinering och ekonomiskt stöd.

Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden

• Administrativt stöd
• Hantera chefens och teamets kalendrar samt boka möten.
• Sköta inkommande och utgående korrespondens (mejl, telefonsamtal, brev).
• Förbereda och organisera dokument, presentationer och rapporter.
• Ansvara för arkivering och dokumenthantering.
• Projektkoordinering
• Stödja projektledare med tidsplanering, budgetuppföljning och rapportering.
• Skapa och uppdatera projektplaner samt fungera som kontaktperson mellan team.
• Personal- och teamstöd
• Koordinera onboardingprocesser för nyanställda.
• Förbereda material till möten och interna utbildningar.
• Organisera och boka teamaktiviteter samt events.
• Kommunikation
• Skriva och distribuera mötesprotokoll.
• Vara kontaktperson för både interna och externa frågor.
• Uppdatera och underhålla information på intranät och andra kanaler.
• Logistik och kontorsadministration
• Boka resor, hotell och hantera andra logistikuppgifter.
• Ansvara för inköp av kontorsmaterial och kontorsutrustning.
• Säkerställa att kontorsmiljön är välorganiserad och funktionell.
• Ekonomi och utlägg
• Hantera fakturor, kvitton och mindre bokföringsuppgifter.
• Följa upp budget för projekt eller avdelning vid behov.

Övriga uppgifter

• Identifiera och lösa problem för att säkerställa smidiga arbetsflöden.
• Bidra till förbättringar av interna processer.
• Utföra ad hoc-uppgifter vid behov.
• Krav och kvalifikationer
• Erfarenhet av administrativt arbete eller liknande roll (meriterande).
• Stark organisatorisk och tidsplaneringsförmåga.
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint).
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
• Utmärkt kommunikations- och samarbetsförmåga.
• Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och arbeta under tidspress.
• Arbetstid och villkor
• Arbetstid: Enligt överenskommelse
• Lön: Enligt överenskommelse
• Startdatum: Enligt överenskommelse
• Anställningsform: Deltid med möjlighet till att gå över till heltid beroende på arbetstrycket.

Välkommen med din ansökan.

TechServices IT

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.