Arbetsbeskrivning

ICLD arbetar för att främja demokrati och processer för delaktighet på lokal och regional nivå i hela världen. Nu kan du bli en del av oss! Vi söker en administrativ handläggare med tjänsteplacering i Visby.

Som administrativ handläggare vid vår programavdelning är du en nyckelperson där du har en samordnande och central funktion i att säkerställa kvalitet och effektivitet inom avdelningens administrativa arbete. Rollen kombinerar systemansvar, operativt stöd och tvärfunktionell samverkan mellan ICLD:s olika enheter för att stärka programmets genomförande och utveckling.

Dina arbetsuppgifter

Tjänsten ska utgöra ett strategiskt stöd i utvecklandet av processer, säkerställa kvalitet och avlasta programavdelningen i operativa arbetsuppgifter. Exempelvis:

• Systemstöd: Fungera som ett bollplank och handläggarexpert till administrationen i frågor rörande ICLD:s digitala system, samt agera stöd och kvalitetssäkra processer.
• Samordning och samarbete: Vara en länk mellan programavdelningen och ICLD:s Kunskapscentrum (KC) med särskilt fokus på frågor kopplade till alumnarbete.
• Digital närvaro/kommunikation: Representera programavdelningen i exempelvis webbgruppen och redaktionsgruppen och bidra till att säkerställa att programmets kommunikation är aktuell och professionell.
• Beslutsstöd och underlag: Stödja beslutsprocesser genom att ta fram underlag, skriva protokoll, uppdatera partnerskap på webbplatsen samt dokumentera och kommunicera nulägesanalyser, mm.
• Kvalitetssäkring: Säkerställa att alla delar av viktiga processer har genomförts enligt plan samt avlasta kollegor vid behov, med fokus på att upprätthålla hög standard i hela avdelningens arbete. I denna arbetsuppgift ingår att utgöra ett stöd till ekonomienheten och programavdelningen vid deadlines i samband med kommunernas återbetalningar.
• Kommunikationshantering: Ansvara för att säkerställa professionell hantering av inkommande kommunikation och bidra till en smidig informationshantering inom avdelningen.
• Handläggning: Handläggning av ansökningar och redovisningar

Vi söker dig som har

Akademisk utbildning inom statsvetenskap eller av oss bedömd relevant akademisk utbildning eller gedigen erfarenhet av avancerat administrativt arbete.

Du har erfarenhet av administrativt arbete och trivs i en roll som kombinerar struktur, samarbete och problemlösning. Om du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation i Sverige är det meriterande.

Du är kommunikativ med en känsla för kvalitet och service. Vi ser att du har god förmåga att hantera parallella arbetsuppgifter och arbetar strukturerat. Du är självledare och har god förmåga att planera, genomföra och följa upp ditt arbete. När förutsättningarna förändras är du flexibel och kan göra nödvändiga omprioriteringar där du snabbt kan agera utifrån såväl detaljer som helheten. Du är duktig på att samarbeta och värdesätter att lära från andra.

Du behärskar svenska och engelska både muntligt och skriftligt. Spanska och/eller ukrainska är meriterande.

Det här kan vi erbjuda dig

Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas både professionellt och personligt. Som en del av vår organisation blir du en viktig del av ett team som arbetar för att skapa en hållbar och rättvis framtid. I ditt arbete kommer du att samarbeta med ett stort antal kollegor och ha kontakt med svenska kommuner och regioner.

Vi är en liten organisation vilket skapar närhet och tillgänglighet mellan oss som jobbar här. Vi är ett tjugotal engagerade kollegor med olika typer av kompetenser och tillsammans utvecklar vi vår verksamhet och varandra. Arbetsplatsen präglas av öppenhet och vi är övertygade om att en bra arbetsmiljö är en förutsättning för goda resultat. Vi har vårt huvudkontor i Visby men också ett mindre kontor i Stockholm.

Anställningsform

Tjänsten är en tillsvidareanställning. Tillträde februari 2025. Arbetet innehåller för denna tjänst inte resor till ICLD:s samarbetsländer.

Ansökan

Ansökan med personligt brev och CV, skall ha inkommit via e-post till e-postadress: [email protected] senast den 31 januari 2025 märkt ”Administrativ handläggare”. Vi strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar alla sökande.

Mer information

Karin Norlin Bogren, programchef ICLD

+46 (0) 498-29 91 51, [email protected]

Fackrepresentant vid ICLD:

Robin Alnäs

+46 (0) 72-341 12 70, [email protected]

Om ICLD

Internationellt Centrum för Lokal Demokrati, ICLD, arbetar för att främja demokrati och processer för delaktighet på lokal och regional nivå. Detta görs genom att etablera internationella samarbeten där vi bygger vidare på kunnande och erfarenheter från svenska kommuner och regioner. ICLD driver också utbildningsprogram och forskning inom demokratiområdet. ICLD är en statligt finansierad organisation. Vi är cirka 20 anställda med huvudkontor i Visby. Läs mer om vårt arbete på icld.se