Arbetsbeskrivning

Är du intresserad av lokalfrågor och internservice? Vetenskapsrådet söker en engagerad och driven kontorsansvarig till vårt kontor på Hantverkargatan i Stockholm. Det här är jobbet för dig som inte är rädd för att hugga i och hjälpa till där det behövs och brinner för god service. Bli en av oss! Rollbeskrivning och arbetsuppgifter Som kontorsansvarig hanterar du felanmälan, har kontakt med städbolag och fastighetsägare samt är behjälplig vid större möten på kontoret. Vidare har du administrativa uppgifter såsom posthantering, inköp och bokningar. Du verkar inom många områden och du prioriterar och driver dina arbetsuppgifter självständigt samtidigt som du behöver samarbeta med många inom myndigheten. Du har ett arbetsledande- och samordningsansvar för vår internservice, som består av omkring 3–4 personer. Du är kontaktperson till våra leverantörer kopplade till lokalerna och för vår resebyrå. Arbetsuppgifter: • koordinera lokalfrågor • arbetsledning • kontakt med leverantörer, fastighetsförvaltare etc. • inköp av varor och tjänster, bistå i och/eller genomföra upphandlingar • ansvara för en trivsam kontorsmiljö och god intern service • övrigt förekommande arbetsuppgifter Du kommer att vara placerad på enheten för juridik, arkiv och registratur, som är del av Vetenskapsrådets förvaltningsavdelning och du rapporterar till enhetschefen. Vi ser att du som söker har: • gymnasieexamen • aktuell erfarenhet av att ansvara för kontor och internservice vid en statlig myndighet • aktuell erfarenhet av att leda utan att vara chef • aktuell erfarenhet av inköp och upphandling • aktuell erfarenhet av att arbeta med fysisk säkerhet kopplat till lokaler • goda kunskaper i Officepaketet • goda kunskaper i svenska, i tal och skrift • kunskaper i engelska, i tal och skrift. Det är meriterande om du har: • erfarenhet av att ansvara för samordningen av systematiskt brandskyddsarbete • erfarenhet av passerkortssystemet RCO • erfarenhet av att arbeta med ärendehantering i JIRA • erfarenhet av att arbeta som objektspecialist inom PM3 modellen Dina egenskaper För att lyckas i rollen krävs att du är driven och utvecklingsinriktad, en god ledare och har förmåga att planera och genomföra dina arbetsuppgifter på ett självständigt sätt. Du är flexibel och prestigelös och beredd att hantera olika arbetsuppgifter av varierande karaktär. Då rollen innebär flera ansvarsområden är det viktigt att du kan hantera flera uppgifter parallellt. Du har lätt för att samarbeta och skapa förtroendefulla relationer med andra. Känsla för service är av största vikt liksom god struktur och känsla för detaljer. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Placering Vi sitter på Hantverkargatan 11 B i centrala Stockholm. Tjänsten kräver närvaro på kontoret på heltid. Anställningsform och tillträde Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med 6 månaders provanställning. Vi ser gärna att du börjar så snart som möjligt, med hänsyn till eventuell uppsägningstid. Är du intresserad? Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta • Victoria Söderqvist, enhetschef 08- 546 44 031 • Eva Sparreljung, HR-specialist 08-546 44 079 • Bente Ahlström, Saco-S 076-525 76 18 • Nina Glimster, ST 08-546 44 215 Så ansöker du Skicka in CV och personligt brev via vårt rekryteringssystem senast den 10 januari 2025. Vi vill att du så tydligt som möjligt beskriver hur din bakgrund matchar den kompetens vi efterfrågar i dina ansökningshandlingar. Märk ansökan med diarienummer 2.2.1-2024-06974.   Vetenskapsrådet är Sveriges största statliga forskningsfinansiär. Vårt arbete handlar om att ge forskare goda förutsättningar att bidra till samhället med forskning av högsta kvalitet. Hos oss arbetar omkring 250 personer i centrala lokaler i Stockholm och Göteborg. Vi hanterar ansökningar, utvärderar och följer upp forskningens villkor och kommunicerar om forskning. Läs mer om vår arbetsplats och möt några av våra medarbetare på www.vetenskapsrådet.se